Mettre en œuvre une stratégie de marketing de contenu demande beaucoup de travail, mais lorsque vous combinez les efforts d’une équipe bien gérée, les résultats peuvent être carrément magiques. Le défi, bien sûr, est la coordination – chaque contributeur a des priorités contradictoires et son propre style unique. Pour que tout le monde reste sur la même longueur d’onde que vous besoin un calendrier éditorial.
Dans sa forme la plus simple, un calendrier éditorial est un document qui communique ce que vous prévoyez de publier, quand vous le publierez et qui gérera chaque composant. Mais si vous choisissez le bon outil, il pourrait faire bien plus – un calendrier éditorial peut également vous aider à clarifier le but de chaque élément de contenu et à améliorer la collaboration au sein de votre / vos équipe (s).
Mais il n’y a pas une solution idéale pour tout le monde – l’astuce consiste à identifier un outil qui convient à la complexité et à la fréquence de votre calendrier de publication, et que votre équipe utilisera réellement.
Voici cinq façons de créer un calendrier éditorial, ainsi que les avantages et les inconvénients de chaque approche.
1. Utilisation d’une feuille de calcul comme calendrier éditorial
Les feuilles de calcul sont idéales pour de nombreuses tâches organisationnelles, y compris les calendriers éditoriaux. N’importe qui avec un ordinateur peut accéder à une forme de feuille de calcul, et tant que vous restez simple, la plupart des gens sont raisonnablement à l’aise avec un.
Les calendriers éditoriaux de style feuille de calcul conviennent mieux aux équipes de contenu qui publient une ou deux fois par semaine (ou moins), et il est utile de les configurer dans un environnement commun (comme Google Docs ou OneDrive) afin de pouvoir les partager avec les membres de votre équipe et collaborer sur les changements.
Je vois parfois des feuilles de calcul éditoriales qui ont été configurées pour ressembler à un réel calendrier – personnellement, je trouve que cela limite l’utilité de l’outil. Au lieu de cela, je préfère utiliser la disposition traditionnelle des lignes et des colonnes, afin de pouvoir manipuler et trier les données lorsque j’ai besoin d’une vue différente.
Les informations contenues dans un calendrier éditorial varieront d’une organisation à l’autre, mais elles ressembleront généralement à ceci:
En plus des colonnes présentées ici, il est souvent utile d’inclure d’autres informations. Par exemple, j’aime ajouter le volume de recherche de mes mots clés cibles et des liens vers des recherches pertinentes.
Avantages d’un calendrier éditorial de style feuille de calcul:
- Faible barrière à l’entrée. La plupart des gens ont accès et se sentent à l’aise d’utiliser une simple feuille de calcul.
- Problèmes d’adoption limités. Les membres de l’équipe peuvent intégrer cet outil dans leur structure de fichiers et leur flux de travail existants.
- Simple à mettre en place.
- Certaines capacités de collaboration (si la feuille de calcul réside sur un disque partagé).
- Peu de limitations. Vous pouvez utiliser une feuille de calcul pour faire presque n’importe quoi.
Inconvénients d’un calendrier éditorial de style feuille de calcul:
- Les feuilles de calcul nécessitent une maintenance manuelle. Si toute votre équipe ne s’engage pas à utiliser cet outil, il deviendra obsolète.
- Évolutivité limitée. Les feuilles de calcul sont idéales pour les petites équipes qui publient une ou deux fois par semaine, mais elles peuvent devenir lourdes si votre fréquence de publication augmente.
- Les autorisations doivent être gérées avec soin pour éviter des modifications indésirables de ce document critique.
- Capacités de collaboration de flux de travail limitées.
2. Créer un calendrier éditorial avec Google Agenda
Si votre équipe utilise Google Agenda, la configuration d’un calendrier éditorial distinct dans ce même environnement est une autre option viable.
Dans Google Agenda, cliquez sur le signe plus à côté de « Ajouter l’agenda d’un ami » et choisissez « Nouveau calendrier ».
Sélectionnez ensuite votre nouveau calendrier et cliquez sur les trois points verticaux à droite du nom pour modifier les paramètres et partager le calendrier avec votre équipe.
Vous pouvez maintenant remplir le calendrier avec votre plan de contenu et tenir tout le monde informé du calendrier de publication.
Ajoutez des alertes, des fichiers et des liens à chaque entrée, afin que vos auteurs aient accès à tout ce dont ils ont besoin pour compléter chaque pièce.
À l’instar des feuilles de calcul, il est préférable d’utiliser un calendrier Google pour gérer votre calendrier de production de contenu lorsque votre fréquence de publication est faible – bien que l’outil soit familier et qu’il existe certaines capacités de collaboration, cela peut devenir frustrant pour ceux qui publient beaucoup de contenu.
Avantages de l’utilisation de Google Agenda comme calendrier éditorial:
- Faible barrière à l’entrée. Google Agenda est gratuit, familier et facile à utiliser.
- Problèmes d’adoption limités. Ceux qui utilisent déjà la suite d’outils de Google trouveront tout à fait naturel d’intégrer cette option dans leur flux de travail.
- Configuration simple.
Inconvénients de l’utilisation de Google Agenda comme calendrier éditorial:
- Si votre équipe n’utilise pas Google Agenda, il se peut qu’elle ne soit pas disposée à commencer maintenant.
- Évolutivité limitée. C’est une solution très simple. L’utilisation de Google Agenda pour gérer votre processus éditorial peut devenir fastidieuse si votre fréquence de publication augmente.
- Capacités de collaboration limitées. Les flux de travail éditoriaux complexes bénéficieraient d’un outil plus robuste.
3. Intégration d’un calendrier éditorial dans des outils de gestion de tâches ou de projets
Si votre équipe utilise déjà une solution de productivité, vous pourrez peut-être créer un calendrier éditorial directement dans votre outil existant. C’est une excellente option lorsque plusieurs membres de l’équipe travaillent sur chaque élément de contenu – la bonne solution peut vous aider à gérer ce flux de travail et à tenir tout le monde informé.
Il existe de nombreux outils de ce type, mais je préfère Asana et je vais l’utiliser pour illustrer ce point.
Asana organise le travail en «projets» et les «tâches» individuelles liées à chaque projet. Vous pouvez ensuite afficher ces tâches sous forme de liste ou sur un tableau «Kanban» – voici un exemple de projet de calendrier éditorial dans Asana qui a été configuré à l’aide de la méthode Kanban.
Dans cet exemple, une carte représente chaque élément de contenu (ou tâche) que vous souhaitez créer. Lorsque le travail est terminé, vous déplacez les cartes de gauche à droite pour suivre visuellement votre progression. Mais la vraie magie se produit à l’intérieur de chaque carte individuelle.
Dans chaque carte, vous pouvez diviser les tâches en sous-tâches et les attribuer à des contributeurs individuels. Par exemple, si vous avez besoin d’un graphique pour votre prochain article de blog, vous pouvez attribuer cette sous-tâche à votre graphiste, et cette personne recevra alors une alerte (avec la date d’échéance demandée). Ils peuvent alors soit accepter la cession, soit demander une modification.
Vous pouvez également joindre des fichiers et communiquer avec votre équipe directement dans l’outil – cela signifie que vous aurez tout ce qui concerne chaque élément de contenu au même endroit.
Ce n’est qu’un exemple de la façon dont vous pouvez utiliser un outil de productivité pour créer un calendrier éditorial et un flux de travail – la liste des avantages et des inconvénients varie en fonction de l’outil que vous choisissez et de la façon dont vous l’utilisez, mais voici les avantages et les inconvénients de l’utilisation. Asana.
Avantages de l’utilisation d’Asana comme calendrier éditorial:
- Si vous utilisez déjà la solution, vous pouvez intégrer votre calendrier éditorial directement dans votre flux de travail de gestion des tâches existant. Cela évite d’avoir à jongler avec les documents ou à gérer un processus complexe d’adoption de solution.
- Les fonctionnalités de collaboration facilitent la communication de l’état des éléments de contenu individuels et des tâches associées. Cela vous aidera à éviter les goulots d’étranglement.
- Les fonctionnalités Premium ajoutent une fonctionnalité de gestion de projet riche qui améliore l’utilité de l’outil.
Inconvénients de l’utilisation d’Asana comme calendrier éditorial:
- Si votre équipe n’utilise pas d’outil commun pour collaborer sur des tâches, vous devrez vous mettre d’accord sur une solution et passer par un processus d’adoption.
- La plupart des outils de productivité ont été conçus pour gérer une grande variété de projets et de tâches, ce qui signifie qu’ils peuvent manquer de fonctionnalités présentant un intérêt particulier pour les gestionnaires de contenu.
- La création d’un calendrier éditorial dans votre solution de productivité devrait fonctionner pour un calendrier de production modéré, mais peut remettre en question votre capacité d’évolution.
Si vous aimez ce concept (en particulier la méthode Kanban), mais que vous ne pensez pas qu’Asana vous convient, Trello et Monday sont de bonnes alternatives.
4. Utilisation de Airtable comme calendrier éditorial
Les feuilles de calcul et les listes de tâches collaboratives conviennent parfaitement pour gérer les besoins en contenu d’une petite équipe, mais vous constaterez peut-être que vous avez besoin d’une solution de calendrier éditorial plus robuste à mesure que votre programme évolue. Airtable est une bonne option pour les personnes qui aiment utiliser des feuilles de calcul mais qui ont besoin de quelque chose de plus.
Airtable est une application basée sur le cloud qui offre les fonctionnalités approfondies et les aspects relationnels d’une base de données dans un format de feuille de calcul visuellement attrayant. L’outil vous permet de collaborer avec les membres de l’équipe, de joindre des fichiers et de segmenter des données – une version de base est disponible gratuitement, tandis que les mises à niveau riches en fonctionnalités coûtent 20 $ par utilisateur et par mois.
Cet outil est utile pour gérer un planning éditorial rigoureux. Il y a une courbe d’apprentissage, mais Airtable fournit des modèles de cas d’utilisation pour vous aider à démarrer. Voici une capture d’écran de leur modèle de calendrier de contenu numérique.
J’ai choisi ce modèle car il montre comment Airtable peut fonctionner pour une grande équipe prolifique. Ils fournissent également des modèles simples pour des projets à plus petite échelle, tels que la gestion du calendrier éditorial d’un blog.
Avantages de l’utilisation de Airtable comme calendrier éditorial:
- Capacités de collaboration supérieures par rapport aux feuilles de calcul.
- Fournit une fonctionnalité de base de données relationnelle robuste, combinée à des moyens simples d’afficher et de trier les données. Cette flexibilité satisfait les fans de feuilles de calcul tout en acceptant les types visuels avec des vues de calendrier, Kanban et galerie des mêmes données.
- Offre des intégrations avec de nombreuses applications populaires. Cela facilite l’intégration de la solution dans votre flux de travail.
Inconvénients de l’utilisation de Airtable comme calendrier éditorial:
- Courbe d’apprentissage importante, en particulier pour ceux qui ne sont pas familiarisés avec les bases de données.
- Airtable n’est pas encore grand public, ce qui signifie que vous ajoutez un nouvel outil au mélange et que vous risquez de rencontrer une résistance.
- Les utilisateurs expérimentés de la feuille de calcul peuvent s’attendre à certaines fonctionnalités qui ne sont pas encore disponibles. Cela demandera de la patience. La solution devient très populaire et ajoute constamment de nouvelles fonctionnalités.
- Comme une feuille de calcul, des mises à jour manuelles sont nécessaires pour que l’outil reste efficace.
- Cette solution n’a pas été conçue spécifiquement pour les spécialistes du marketing. Les fonctionnalités centrées sur le marketing sont présentes mais ne sont pas nécessairement une priorité absolue.
5. Adopter CoSchedule comme calendrier éditorial
CoSchedule est un outil de planification et d’exécution de contenu conçu pour les spécialistes du marketing. Vous pouvez l’utiliser pour créer un calendrier éditorial pour tout votre contenu et vos campagnes, tandis que vous pouvez également l’utiliser pour collaborer avec des contributeurs et planifier des publications sur les réseaux sociaux, le tout au même endroit.
La société propose une large gamme d’options de tarification – les capacités de base pour les blogueurs commencent à 40 $ par mois. Le niveau de fonctionnalité le plus avancé (pour les entreprises) est de 1 200 USD par mois.
Le contenu planifié est présenté sur un calendrier, qui peut tout afficher ou une vue filtrée. Vous pouvez gérer chaque élément de contenu à l’aide d’un flux de travail collaboratif personnalisable, afin de toujours savoir où en sont les choses. Vous pouvez également configurer un plan de partage social pour chaque élément de contenu et l’utiliser pour alimenter un outil de planification de médias sociaux intégré.
Avantages de l’utilisation du calendrier éditorial CoSchedule:
- Conçu pour les spécialistes du marketing.
- Utile pour gérer tous les types de contenu – blogs, ressources, contenu de médias sociaux, graphiques, livres blancs, etc.
- Gère l’ensemble du processus de production de contenu – de l’idéation à la publication en passant par la promotion sociale.
- Sert également d’outil de planification pour les publications sur les réseaux sociaux. Vous pouvez configurer l’intégralité du plan de partage social pour chaque élément de contenu dans le cadre de votre flux de travail de création de contenu.
Inconvénients de l’utilisation du calendrier éditorial CoSchedule:
- Encore un outil à adopter et à intégrer dans votre flux de travail. C’est génial si vous ne travaillez que sur du contenu, mais cela ne répond pas au besoin de gérer d’autres types de tâches (l’entreprise a récemment mis en œuvre une intégration avec Zapier, ce qui peut rendre ce problème plus facile à résoudre).
- Les données analytiques sont limitées à l’impact des publications sur les réseaux sociaux.
- Le format du calendrier est la seule option pour afficher votre plan – vous ne pouvez pas le convertir en forme de liste.
- Les données du calendrier résident dans l’outil. Vous ne pouvez pas l’extraire pour une analyse plus approfondie. Par exemple, si vous souhaitez effectuer un audit de contenu, vous devrez créer un inventaire de votre contenu séparément.
Choisir une solution de calendrier éditorial
Le système que vous choisissez pour documenter et collaborer sur votre calendrier éditorial aura un impact important sur votre efficacité. Définir vos besoins et explorer les solutions ci-dessus est un bon point de départ si vous travaillez avec une équipe de petite ou moyenne taille. Il existe d’autres options qui peuvent être plus adaptées à votre situation, mais nous économiserons cette discussion pour un autre jour.
