Rémunération des heures supplémentaires à l’ère numérique : c’est compliqué

Fin juin, le président Obama et le ministère du Travail ont annoncé une proposition qui pourrait rendre des millions de travailleurs supplémentaires aux États-Unis éligibles à la rémunération des heures supplémentaires. Bien que le changement de règle puisse entrer en vigueur sans l’approbation du Congrès, les gens s’attendent toujours à ce qu’il soit contesté et les individus et les organisations des deux côtés se préparent au combat (en savoir plus ici, ici et ici).

En lisant et en contemplant les nouvelles, j’ai été frappé par trois choses :

1. La plupart des discussions dans les articles que j’ai lus se sont concentrées sur ce que j’appellerais le « travail terrestre » – à savoir, le travail que font les gens lorsqu’ils sont physiquement présents à un endroit. Peu ou pas d’attention a été accordée au travail que les gens font à distance – en particulier, les façons dont ils peuvent s’engager avec leurs organisations, collègues, patrons, clients et autres utilisant les technologies sociales et numériques.
2. Il y avait également une attention prédominante sur les cols bleus et roses, avec pratiquement aucune discussion sur les cols blancs qui pourraient être touchés par les changements. Compte tenu de l’augmentation du seuil salarial pour la rémunération des heures supplémentaires (voir ci-dessous), de nombreuses personnes qui étaient auparavant classées comme exempter en vertu du Fair Labor Standards Act, ou FLSA, peuvent désormais être couverts.
3. De nombreux employeurs – et en particulier les gestionnaires – ont une compréhension limitée de la LSF et peuvent ne pas se conformer à ses courant exigences, sans parler d’être prêt à répondre aux nouvelles normes. Pour ceux qui sont déjà dans la zone grise en particulier, les choses sont sur le point de devenir beaucoup plus compliquées.

Dans cet article, j’aimerais ajouter une dimension numérique à la discussion et offrir quelques conseils aux employeurs sur ce que les exigences FLSA actuelles et proposées signifient pour eux (ainsi que pour les gestionnaires et les employés).

Une introduction à la FLSA

Le Fair Labor Standards Act est une loi fédérale américaine adoptée à l’origine en 1938. Selon le ministère du Travail, l’objectif de la loi est d’établir « le salaire minimum, la rémunération des heures supplémentaires, la tenue de registres et les normes d’emploi des jeunes affectant les employés du secteur privé et du gouvernement fédéral ». , États et gouvernements locaux. » La loi a été modifiée à plusieurs reprises depuis son adoption initiale, dont la plus récente remonte à 2007 (pour refléter une augmentation du salaire minimum fédéral).

Beaucoup de gens connaissent les termes quelque peu contre-intuitifs et parfois déroutants exempter et non exempté. Ces termes font essentiellement référence à la question de savoir si les règles sur les heures supplémentaires de la LSF s’appliquent aux employés. Si les employés sont classés comme non exempté, la loi leur est applicable. S’ils sont classés comme exempter, ce n’est pas le cas. De manière générale, « les employés non exemptés doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 par semaine de travail à un taux d’au moins une fois et demie le taux de rémunération régulier ».

Les critères pour déterminer si un employé est exempté sont compliqués, mais essentiellement une personne n’est actuellement pas éligible à la rémunération des heures supplémentaires si :

1. Sa rémunération est définie comme un salaire annuel ou hebdomadaire (versus un taux horaire) ;
2. Ce salaire équivaut à au moins 23 600 $/an ; et
3. Ses fonctions répondent à certaines exécutif, professionnelleou administratif normes (par exemple, gère les autres comme une tâche principale, est un « professionnel érudit » comme un avocat, ou fournit un soutien au personnel sur des « questions importantes », comme les ressources humaines).

Les modifications proposées, en bref

Le changement de règle porterait le seuil salarial à 50 440 $ par an (ou 970 $ par semaine), ce qui se rapprocherait de son niveau de 1975 en termes de pouvoir d’achat. Le seuil serait indexé sur la croissance des salaires de sorte qu’il continuerait d’augmenter au fil du temps.

Le changement affecterait salarié travailleurs gagnant actuellement entre 23 600 $ et 50 440 $ par année. Cela n’affecterait pas toutes les heures travailleurs, car ils sont déjà considérés comme non exemptés, quel que soit leur salaire de base.

Implications numériques de la FLSA

Pendant la majeure partie des huit dernières décennies depuis l’adoption de la LSF, le « travail » exigeait que les personnes soient physiquement présentes à un endroit donné. Cependant, à mesure que la technologie numérique s’intègre davantage dans nos vies personnelles et professionnelles, le « travail » peut être effectué pratiquement n’importe où et à tout moment par presque tous les types de travailleurs.

Les employeurs ont dû de plus en plus reconnaître que les communications des employés via des canaux tels que les e-mails, les SMS, les intranets sociaux et même les canaux de médias sociaux publics peuvent être considérées comme du «temps indemnisable», à moins qu’elles ne répondent à un de minimis la norme. Trois facteurs déterminent si le travail est de minimis (la source):

1. La difficulté administrative pratique d’enregistrer le temps supplémentaire
2. Le temps total indemnisable
3. La régularité des travaux supplémentaires

Bien qu’il n’existe aucune règle de ligne claire, le travail prenant moins de 10 minutes est généralement considéré comme de minimis. Ainsi, par exemple, le temps qu’il faut à une employée pour avoir un échange de texte rapide avec son superviseur au sujet de son horaire de travail ou d’une échéance pendant les heures de repos n’est pas considéré comme indemnisable. Cependant, si cet employé répond à une série d’e-mails et/ou se connecte à un système interne pour résoudre un problème et/ou répondre à des questions liées au travail, il a probablement le droit d’être rémunéré pour ce travail.

Il est important de noter que les employeurs n’obtiennent pas de « laissez-passer » lorsque le temps travaillé n’est pas spécifiquement enregistré ou qu’un employé s’engage volontairement dans un travail et ne s’attend pas à une rémunération. La droit décide de l’indemnisation, et non des gestionnaires ou des travailleurs individuels.

Si/quand le nouveau seuil salarial proposé entrera en vigueur, les choses pourraient devenir beaucoup plus compliquées. Par exemple:

• De nombreux télétravailleurs et autres membres du personnel qui travaillent régulièrement à distance et qui étaient auparavant classés comme exemptés peuvent désormais être considérés comme non exemptés.
• Les professionnels débutants ambitieux dans de nombreux domaines qui veulent aller au-delà de l’appel du devoir pour démontrer leur valeur peuvent travailler à distance les nuits et les week-ends. Ce temps est susceptible d’être indemnisable.
• Divers rôles de gestion des médias sociaux et de la communauté exigent que les personnes travaillent au-delà de la journée de travail typique de 9 à 5 pour répondre aux demandes numériques des clients d’une entreprise et d’autres personnes. Ces heures prolongées pourraient désormais être considérées comme indemnisables.
• Les personnes impliquées dans les programmes de défense des employés et d’ambassadeurs de la marque qui s’engagent via les médias sociaux en dehors de leur journée de travail normale peuvent également s’engager dans un travail indemnisable.

Recommandations aux employeurs

La première chose que les employeurs devraient faire est de consulter leurs responsables des ressources humaines et leur conseiller juridique pour déterminer si leurs programmes, politiques et pratiques sont conformes aux exigences actuelles de la LSF et pour mieux comprendre les implications du changement de règle proposé. Ils devraient également lancer un effort pour se préparer à ce que le changement prenne effet dès le premier trimestre de 2016. Le plan de projet pour cet effort comprendrait des activités telles que :

• Communiquer avec les gestionnaires, les superviseurs et les employés au sujet du changement en cours et de ses implications (avant, pendant et après que l’impact se fasse sentir).
• Mener une évaluation pour déterminer quels postes peuvent être reclassés comme non exemptés en fonction du changement de règle et estimer les coûts potentiels de reclassification (ou d’ajustement salarial).
• Réviser les politiques, les programmes et les pratiques au besoin pour se conformer aux règles de la FLSA.
• Déterminer si de nouvelles méthodes et de nouveaux systèmes sont nécessaires pour suivre les heures travaillées des travailleurs reclassés et les mettre en œuvre.
• Éduquer les superviseurs et les gestionnaires sur les exigences FLSA, en soulignant l’importance de leur rôle dans le maintien de la conformité. Il peut également être nécessaire de fournir une formation comparable aux employés qui seront reclassés en tant que travailleurs non exemptés lorsque les nouvelles règles entreront en vigueur.

Il y aura probablement de nombreux développements sur cette question dans les mois à venir, il est donc important de continuer à surveiller l’état d’avancement du changement proposé. Quiconque souhaite fournir des commentaires au ministère du Travail peut soumettre des commentaires écrits ici avant le 4 septembre 2015.