J’ai récemment lu et commenté un article sur WebWorkerDaily sur « 5 questions à poser lors du choix des outils de collaboration d’entreprise ».
L’article énumère les éléments suivants comme pertinents pour les grandes et les petites organisations, ainsi que pour les entreprises de différents types :
- 1- Où travaillera votre équipe ?
- 2- Offre-t-il de la place à votre équipe pour grandir ?
- 3- Quelle est la stabilité de l’entreprise qui fait la demande ?
- 4- À quel point devez-vous être à la pointe de la technologie ?
- 5- Comment se décompose la tarification sur le long terme ?
(Lire des descriptions plus détaillées de ce qui précède dans l’article WWD.)
Ce sont toutes d’excellentes questions et elles sont vitales pour le processus de prise de décision. Il y en a beaucoup d’autres à ajouter qui sont importantes et pertinentes selon les secteurs et la taille de l’entreprise. Je l’ai étendu à un top 10 (pas par ordre de priorité), puis j’en ai ajouté un pour la bonne chance.
6. Dans quelle mesure la solution peut-elle évoluer pour prendre en charge une base d’utilisateurs plus large ? C’est un élément clé pour la plupart des entreprises, à moins que vous ne soyez sûr à 200 % que vous ne grandirez jamais (une sorte de point de vue pessimiste, vous ne pensez pas ?) L’évolutivité est si importante car tout investissement dans un nouvel outil coûte du temps à l’entreprise. et argent. Vous voulez être sûr que vous n’aurez pas à gaspiller tous ces efforts lorsque vous ajouterez 20 employés ou 200. Une solution de collaboration de qualité aura la capacité de grandir avec l’entreprise.
7. À quel point est-il sécurisé ? De toute évidence, vous disposez de systèmes de sécurité à l’échelle de l’entreprise qui protègent les PC individuels et le réseau de l’entreprise. Les outils de collaboration ont souvent la possibilité de se déployer sur site (derrière le pare-feu de votre entreprise) ou dans le cloud, de style SaaS (basé sur le Web). Les déploiements sur site auraient la même sécurité que vos autres outils et informations. Vous voulez être sûr que tout peut être intégré en toute sécurité. De plus, de nombreux informaticiens sont préoccupés par la sécurité des services Web. Il est important que votre fournisseur d’outils de collaboration en ait tenu compte et ait mis en place un système de sécurité robuste de niveau entreprise qui empêche l’accès non autorisé aux informations sensibles.
8. Est-ce facile pour un utilisateur non technique, comme le sont de nombreux employés d’entreprise ? La syntaxe Wiki, HTML et ainsi de suite sont parfaits pour une discussion en coulisses sur le fonctionnement de votre outil de collaboration, mais ce ne sont pas les termes dont l’utilisateur moyen a besoin ou veut se préoccuper. WYSIWYG – ce que vous voyez est ce que vous obtenez – est un acronyme déroutant, mais c’est la signification qui le sous-tend. Naviguer dans un nouvel outil, ajouter des matériaux et collaborer devrait être si facile que même l’employé le moins technique que vous avez peut le faire. Les systèmes déroutants sont des obstacles à la participation, ce qui va à l’encontre de l’objectif même de l’achat d’un outil de collaboration.
9. Quelle est la qualité et le niveau d’assistance après votre achat ? Plusieurs autres commentateurs de l’article WWD en ont pris note, et c’est un élément clé. Avec n’importe quel outil de collaboration et E2.0, vous aurez des questions et aurez besoin d’assistance. Il peut y avoir un forfait payant ou un autre type de support, mais vous devez savoir ce que vous pouvez attendre de votre fournisseur de solutions après avoir signé sur la ligne pointillée.
dix. Comment les fonctionnalités correspondent-elles à nos objectifs ? Pourquoi achetez-vous cet outil de collaboration ? Qu’est-ce que votre entreprise espère accomplir avec cet outil ? Il est important de comprendre ce que vous espérez accomplir avec votre outil afin de pouvoir faire correspondre les fonctionnalités aux tâches. Si la gestion documentaire est l’un de vos objectifs clés, comment l’outil organise-t-il les pages, les rubriques, etc. ? Déterminez ce dont vous avez besoin, sinon n’importe qui peut vous vendre quelque chose que vous n’avez pas.
11. BONUS : Puis-je jouer avec avant d’acheter ? Recherchez des solutions qui n’ont pas peur de vous permettre d’essayer gratuitement pendant le processus de réflexion. C’est la meilleure façon de déterminer la facilité d’utilisation et de déterminer si tous vos employés – ceux qui sont orientés vers la technologie et les non-techniciens (voir #8 ci-dessus) – peuvent saisir l’interface. WYSIWYG – ce que vous voyez est ce que vous obtenez – est une bonne fonctionnalité à rechercher. C’est aussi un bon moment pour voir les fonctionnalités en action. Lire sur les tableaux de bord et WebDAV est une chose, voir comment cela fonctionne réellement en est une autre et vous permettra d’avoir une bonne idée de ce que vous pouvez vous attendre à voir au quotidien avec votre propre outil.
Y a-t-il d’autres considérations faisant partie intégrante du processus que je n’ai pas mentionnées ici ? Probablement. Quels sont les vôtres?
