Des calendriers de contenu qui évoluent

Alors que les dépenses des entreprises en marketing de contenu continuent d’augmenter et que les entreprises deviennent des éditeurs, les marques sont confrontées à un tout nouveau défi pour garder le contrôle de leur processus de création de contenu. Je serai le premier à souligner que pendant Citation de Robert Allen, « Ne touchez le papier qu’une seule fois », en dit long sur la productivité, il n’était pas un spécialiste du marketing de contenu. Aucune organisation ne peut se permettre de publier du contenu qui n’est pas passé par un processus désigné de freins et contrepoids, même lorsque vous faites affaire avec une équipe exclusivement interne. Les directeurs du marketing de contenu ont besoin d’une solution évolutive pour contrôler leurs calendriers éditoriaux, fournir des informations à jour sur les progrès à la direction générale et un stockage centralisé des documents.

Défis et besoins organisationnels

Je connais un spécialiste du marketing de contenu dont l’équipe est passée de 1 à 6 membres en autant de mois. Au début, elle utilisait un document Google partagé pour stocker son calendrier éditorial et annoter les devoirs, mais à mesure que l’équipe grandissait rapidement, le système est devenu plus un handicap qu’un outil. L’utilisation d’un document partagé comme calendrier éditorial était certes agile et nécessitant peu de maintenance, mais il y avait trop de points de défaillance potentiels. D’après son expérience et le temps que j’ai passé à gérer une vitesse élevée de création de contenu, l’outil de gestion de projet idéal pour une équipe de marketing de contenu de plusieurs personnes comprendra probablement au moins plusieurs des capacités suivantes :

1. Prise en charge de plusieurs étapes

Pratiquement chaque processus de création de contenu nécessitera des étapes distinctes pour la création, l’édition, la révision et la publication, qui se dérouleront probablement sur plusieurs jours ouvrables. Le système doit être suffisamment complexe pour prendre en charge le besoin de plusieurs composants d’une seule étape, chacun ayant un délai et un cessionnaire distincts.

2. Affectation agile des tâches

Les projets et les tâches peuvent changer rapidement à mesure que les entreprises pivotent pour optimiser leur stratégie de marketing de contenu. Un système idéal sera donc suffisamment agile pour permettre au chef de projet ou au directeur de programme interne d’affecter et de réaffecter rapidement.

3. Dépendances et priorités

Les équipes de création de contenu de taille moyenne et grande peuvent nécessiter une surveillance modérée, et ce besoin augmentera si votre entreprise fait partie de celles qui externalisent dans une certaine mesure. Un système qui exige que les tâches soient exécutées dans un ordre donné peut minimiser l’attention requise de la part de la direction tout au long de chaque processus.

4. Un système d’agrégation

Qu’il soit intégré ou non à votre logiciel de gestion de projet, l’agrégation de votre marketing de contenu dans un emplacement unique, centralisé et idéalement consultable est cruciale.

5. Prévision de la charge de travail

Alors que certains directeurs de contenu peuvent préférer des systèmes plus simples, avoir la possibilité d’estimer le temps nécessaire pour accomplir les tâches assignées peut rationaliser la gestion et améliorer votre capacité à attribuer des « tâches à chaud ».

6. Facturation et suivi du temps

Ce n’est pas nécessaire dans toutes les entreprises, mais un système de gestion de projet qui permet le suivi du temps et fournit des rapports instantanés pour la facturation ou des rapports internes par projets peut améliorer la communication entre les services.

Bien que cette liste ne soit en aucun cas exhaustive, il est clair que le concept de gestion de projet dans le domaine du marketing de contenu est véritablement unique. Utiliser des concepts traditionnels de calendriers éditoriaux ou des outils optimisés pour différents métiers n’est tout simplement pas envisageable à l’ère de la publication en temps réel.

En quoi l’outil de gestion de projet optimal pour le contenu est différent

Bien que la gestion de projet soit un concept large qui peut différer considérablement selon les industries et les spécialisations, le concept est le même. Dans un projet bien géré, les opérations et les détails pratiques sont tous deux rationalisés à un point où le processus peut se dérouler en douceur et sans entrave. Compte tenu de la nature du marketing de contenu, voici plusieurs raisons pour lesquelles le premier résultat de moteur de recherche pour « logiciel de gestion de projet basé sur le Web » n’est pas nécessairement la solution idéale pour votre équipe :

1. Il doit être intuitif

Votre logiciel de gestion de projet ne peut tout simplement pas empêcher les membres de votre équipe de se concentrer sur le processus optimal. Comme spécialiste de la rédaction et de la technologie Mark Sherbin l’a récemment souligné, « votre logiciel de marketing devrait vous permettre d’éliminer l’informatique de l’équation, dans une certaine mesure ».

Alors que bon nombre des principaux producteurs d’outils de gestion de projet pour les créatifs ont déclaré que moins de fonctionnalités sont presque toujours optimales, le défi consiste à sélectionner un outil à la fois facile à utiliser et prêt à évoluer si le budget de votre service double soudainement. Quoi qu’il en soit, les fonctionnalités suivantes seront presque certainement un avantage important :

• Suivi simple de l’avancement des tâches

• Affectations de rôles instantanément reconnaissables

• Options pour trier facilement la charge de travail par projet et membre de l’équipe

Si votre entreprise recherche des options spécifiques pour gérer vos spécialistes du marketing de contenu, quelle que soit l’option que vous sélectionnez, elle doit être suffisamment simple pour être facilement utilisée par des collègues d’autres départements.

2. Cela devrait encourager la collaboration

Aucun outil de gestion de projet ne devrait compliquer la communication entre les services. Votre solution ultime doit rationaliser, et non compliquer, les étapes nécessaires pour garantir que vos actifs de contenu sont de qualité suffisamment élevée. Les agences peuvent avoir besoin de sélectionner un produit qui offre un accès limité à des tiers aux fins d’approbation et de communication sur les projets en cours. Les attributs de communication suivants peuvent encourager le travail d’équipe et éliminer la confusion des conversations sur plusieurs plates-formes :

• Notifications lorsque les dépendances de tâches sont terminées

• La possibilité de partager des documents et des fichiers mis à jour

• Communication centralisée en temps réel sur les projets

Qu’une personne donnée se voit confier l’essentiel de sa charge de travail via votre solution de gestion de projet ou votre approbation verbale sur une seule campagne, le logiciel doit servir de plate-forme de communication tout-en-un.

3. Il devrait être indestructible

Que vous travailliez avec une équipe de pigistes exclusivement externalisée ou avec un groupe soudé de professionnels internes hautement responsables, l’une des principales fonctions d’une solution de gestion de projet optimale est d’atténuer la possibilité que vous vous retrouviez à courir  » exercices d’incendie » quelques heures avant la publication d’un communiqué de presse ou d’un livre blanc. Je ne peux pas définir à quoi devrait ressembler un processus dans votre service de marketing de contenu, mais votre logiciel de gestion de projet doit prendre en charge votre besoin de définir des rôles, de limiter les autorisations et d’établir une responsabilité à tous les niveaux. Voici quelques fonctionnalités qui pourraient réduire les risques :

• La possibilité de définir, personnaliser et modifier les autorisations des utilisateurs

• Modèles enregistrés pour des processus cohérents entre les projets

• Notification et alertes en temps réel si les tâches ne sont pas terminées

Même si votre équipe de marketing de contenu est capable de travailler comme un tout homogène, les solutions logicielles conçues pour atténuer les risques peuvent vous préparer aux changements, à la croissance de l’équipe et minimiser le besoin de gérer activement.

Quels attributs et fonctionnalités trouvez-vous essentiels à la gestion des équipes de marketing de contenu ? Avez-vous trouvé des solutions optimales ?