Lorsqu’il s’agit de comprendre la gestion des processus métier (BPM), on peut affirmer qu’au niveau de la surface, elle présente une dichotomie. La plupart des gens ont tendance à le voir comme un plan d’amélioration à l’échelle du système ; une forme de transformation descendante dans le but d’améliorer toutes les fonctions. Elle est mieux comprise comme une entreprise ascendante, interministérielle, au niveau des processus. En divisant en morceaux et en se concentrant sur les petites choses, le résultat final reflète l’effet d’une solution à l’échelle de l’entreprise. Lorsqu’elles sont mises en œuvre, les capacités BPM ont un effet mystérieusement positif sur retour sur investissement.
Dans la vue à vol d’oiseau trop large, le BPM est un moyen d’amener des « yeux frais » pour voir les possibilités de couper la graisse. Bien que la réduction du travail soit la première méthode la plus évidente pour arrêter l’hémorragie des dépenses d’exploitation, ce n’est pas toujours la plus efficace. Le BPM apporte les moyens de travailler plus intelligemment, pas plus fort. C’est le processus de commencer petit tout en pensant à une « grande image ».
En examinant les problèmes organisationnels courants, le BPM est utile pour intégrer les fonctions de problèmes tels que :
- Éliminer les déchets
- Amélioration de la fonction processus
- Réduire le temps consacré à l’exécution des processus
- Réduire les dépenses liées aux processus
- Examiner l’impact des réductions ou des ajouts de personnel en ce qui concerne les processus
L’automatisation des processus tend à isoler certaines fonctions. Lorsque plusieurs départements sont impliqués, il y a un flux de travail qui doit être suivi. Inévitablement, l’efficacité du procédé est soumise à la séparation des différents aspects de l’écoulement. Logiciel de gestion des processus d’affaires (BPMS) est ce qui intègre ces systèmes disparates les reliant dans ce processus d’automatisation. Il sert de lien entre les logiciels et les applications existants pour combler les lacunes et produire une valeur tangible et mesurable.
Ce que le BPM n’est pas
Une approche de gestion très efficace et complète, le BPM est souvent mal interprété pour ce qu’il n’est pas. Par exemple:
1. Le BPM n’est qu’un outil pour établir un flux de travail.
Tort. Alors que le BPM consiste en une méthodologie de workflow, le cycle de vie de l’entreprise d’aujourd’hui englobe bien plus. Les activités comprennent des éléments aussi divers que la surveillance, le reporting, l’exécution, la modélisation des processus, la stimulation et l’optimisation.
2. La dépense pour le BPM est hors de portée.
Tort. Le logiciel BPM est hautement adaptable. En plus de ne pas nécessiter beaucoup plus que des informaticiens lors de l’installation et de l’intégration, il est tarifé par utilisateur. Plutôt que d’être un système qui oblige l’utilisateur à s’adapter à sa portée et à sa fonction, il est conçu pour s’adapter à l’entreprise ou au processus. L’efficacité du BPM finit par libérer du personnel de toute façon, ce qui signifie qu’ils sont disponibles pour prendre en charge des tâches supplémentaires. Il existe également une option de location du logiciel en supprimant les dépenses liées à la maintenance.
3. Le BPM oblige votre équipe à être des programmeurs.
Tort. Ne nécessitant guère plus qu’un serveur Windows et SQL base de données, les fonctionnalités conviviales de glisser-déposer permettent aux utilisateurs de créer des flux de travail qu’ils peuvent facilement mettre à jour pour répondre aux besoins réels.
4. Le BPM est uniquement destiné aux complexités des grandes entreprises.
Tort. Au cœur du BPM se trouve la simplification. À partir des processus les plus élémentaires, les gestionnaires à tous les niveaux sont habilités à accélérer les décisions éclairées rapidement sans avoir besoin de recherches approfondies. L’amélioration de l’efficacité se développe grâce à une plus grande visibilité sur tous les processus, permettant aux parties prenantes d’analyser les tendances et d’identifier les problèmes potentiels. Collectivement, cela aide les entreprises de toutes tailles à appliquer leurs politiques, à réduire les risques et à minimiser la complexité des processus internes.
5. BPM est strictement pour ces programmes à long terme.
Tort. Ce n’est pas votre entreprise de gestion de projet typique avec des budgets importants, des équipes pour concevoir et mettre en œuvre le logiciel et un chef de projet avec très peu de cheveux sur la tête pour le retirer de frustration. Grâce à la fonctionnalité d’assistant, le logiciel BPM met les processus en place et s’exécute en moins de trois semaines et le déploiement ne prend que quelques jours.
Ce bref dévoilement de quelques idées fausses sur le BPM révèle les nombreux avantages qu’il offre. Avec le BPM, vous avez la possibilité de vous intégrer rapidement et efficacement à vos processus et flux de travail rationalisés à l’échelle de l’entreprise.
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