Les médias sociaux changent rapidement la façon dont les organisations établissent leurs marques, communiquent avec leurs clients et développent leurs activités. De nombreuses organisations ont pris le train en marche, utilisant les médias sociaux à des degrés divers. Les organisations réglementées aimeraient emboîter le pas, mais ces entreprises doivent faire preuve de prudence.

Dans cet article de blog, je soulignerai les points saillants de la récente publication de la SEC Alerte aux risques liés à l’examen national – Utilisation des médias sociaux par les conseillers en placement telles qu’elles s’appliquent aux conseillers en placement enregistrés (RIA).

Comme indiqué dans le document de la SEC, « L’utilisation des médias sociaux par le secteur des services financiers s’accélère rapidement. De plus en plus, les conseillers en placement enregistrés (« RIA » ou « entreprises ») utilisent les médias sociaux pour communiquer avec les clients existants et potentiels, promouvoir les services, éduquer les investisseurs et recruter de nouveaux employés. »

Ceci, bien sûr, soulève les questions : pourquoi ne le feraient-ils pas ? Pourquoi ne devraient-ils pas?

Notre point de vue sur la question est que les organisations réglementées devraient certainement adopter les médias sociaux, mais pas sans avoir d’abord établi des directives de conformité spécifiques.

Voici les éléments importants dont vous devez tenir compte lors de la rédaction de votre politique interne de conformité aux médias sociaux.

Programmes de conformité liés aux médias sociaux

Le personnel de la SEC a noté que si de nombreuses entreprises ont des politiques et des procédures dans les programmes de conformité qui se réfèrent spécifiquement aux médias sociaux, il existe souvent des variations dans la forme et la substance de ces politiques et procédures. En particulier, le personnel de la SEC a constaté un chevauchement des procédures qui s’appliquent aux publicités, aux communications avec les clients et aux communications électroniques en général, qui peuvent ou non être liées aux médias sociaux. Un tel manque de précision peut introduire de la confusion et de la responsabilité.

La SEC a donc inclus une liste non exhaustive des facteurs qu’un conseiller en placement pourrait vouloir prendre en compte lors de l’évaluation de l’efficacité de sa politique en matière de médias sociaux.

1. Consignes d’utilisation – Un cabinet peut envisager de créer des directives d’utilisation du cabinet qui fournissent des conseils aux IAR et aux avocats sur l’utilisation appropriée et inappropriée des médias sociaux.

2. Normes de contenu – Une entreprise peut considérer les risques que le contenu créé par l’entreprise ou ses IAR ou avocats implique son obligation fiduciaire ou d’autres questions réglementaires.

3. Surveillance – Un cabinet peut envisager de surveiller efficacement ses sites de médias sociaux ou son utilisation de sites tiers, en tenant compte du fait que de nombreux sites tiers peuvent ne pas fournir un accès complet à un superviseur ou au personnel chargé de la conformité.

4. Fréquence de surveillance – Un cabinet peut tenir compte de la fréquence à laquelle il surveille l’activité de l’IAR ou de l’avocat sur un site de médias sociaux.

5. Approbation du contenu – Une entreprise peut vouloir examiner la pertinence des exigences d’approbation préalable.

6. Ressources du Cabinet – Une entreprise peut déterminer si elle a consacré suffisamment de ressources de conformité pour surveiller adéquatement l’activité de l’IAR ou de l’avocat sur les sites de médias sociaux, y compris la capacité de surveiller l’activité de nombreux IAR ou de l’avocat.

7. Critères d’approbation de la participation – Lors de l’analyse de l’exposition au risque d’une entreprise et de ses clients en raison de l’utilisation d’un site de réseautage social, les procédures de conformité de l’entreprise peuvent tenir compte, sans s’y limiter, de la réputation du site, de la politique de confidentialité du site, de la possibilité de supprimer des tiers les publications, les contrôles sur la publication anonyme et les pratiques publicitaires de tout site de médias sociaux que le cabinet, ses IAR ou ses avocats utilisent pour mener leurs activités.

8. Formation – Lors de l’établissement ou de la révision des exigences de formation pour ses RIA, une entreprise peut envisager de mettre en place une formation liée aux médias sociaux qui vise à promouvoir la conformité et à prévenir les violations potentielles des lois fédérales sur les valeurs mobilières et des politiques internes de l’entreprise.

9. Certificat – Une entreprise peut envisager d’exiger une certification par les IAR et les avocats-conseils confirmant que ces personnes comprennent et respectent les politiques et procédures de l’entreprise en matière de médias sociaux.

dix. Fonctionnalité – Une entreprise peut tenir compte de la fonctionnalité de chaque site de médias sociaux dont l’utilisation est approuvée, y compris l’obligation continue de traiter toute mise à niveau ou modification de la fonctionnalité qui affecte l’exposition au risque pour l’entreprise ou ses clients.

11. Sites personnels / professionnels -Une entreprise peut envisager d’adopter des politiques et des procédures pour s’adresser à un IAR ou à un avocat menant des affaires sur des sites de médias sociaux personnels (non commerciaux) ou tiers.

12. Sécurité des informations – Une entreprise peut se demander si le fait d’autoriser ses RIA à accéder aux sites de médias sociaux pose des risques pour la sécurité de l’information.

13. Sites à l’échelle de l’entreprise – Une RIA qui fait partie d’un service financier plus important ou d’une autre entreprise peut envisager de créer des directives d’utilisation raisonnablement conçues pour empêcher les pratiques publicitaires d’un site de médias sociaux à l’échelle de l’entreprise de violer la loi sur les conseillers.

En plus des points ci-dessus, la SEC note qu’il faut se méfier de la publication de liens vers des sites tiers via les médias sociaux. En outre, les responsabilités de tenue de registres qui s’appliquent actuellement à d’autres formes de communication électronique devraient également s’appliquer au contenu des médias sociaux, alors assurez-vous d’archiver.

En conclusion, les RIA doivent absolument tirer parti des médias sociaux et apprendre à en récolter les bénéfices. Mais ne soyez pas brûlé – vérifiez d’abord vos politiques de conformité.