Vous songez à faire appel à une agence de relations publiques ? Avant d’aller trop loin, tenez compte de ces 10 conseils.
Alors, vous pensez qu’il est temps d’engager une agence de relations publiques ?
Super, je peux aider ! J’en ai embauché 6 ou 7 (et en ai licencié quelques-uns).
Bien que le processus puisse sembler simple, en réalité, il est difficile de bien faire. Par « bien », j’entends embaucher la bonne entreprise, pour les bonnes raisons, avec des objectifs fixés pour avoir un impact positif. Les premières fois où j’ai parcouru le processus, cela m’a semblé accablant, mais au fil des ans, j’ai dressé une liste de conseils qui m’aident à choisir la bonne entreprise de relations publiques à chaque fois. Je pense que ma liste de conseils pourrait vous aider aussi!
Si vous êtes arrivé aussi loin dans l’article, félicitations, vous avez déjà réalisé la valeur des relations publiques. Si ce n’est pas le cas, et comme rappel, pensez aux relations publiques comme point de contact clé avec les clients. Comme le savent les spécialistes du marketing, nous devons toucher nos clients potentiels à quelques reprises avant qu’ils n’achètent et il existe de nombreuses façons de le faire, les relations publiques étant l’une des plus puissantes. Si elles sont bien faites, les relations publiques touchent subtilement les prospects dans les médias qu’ils consomment et dans le monde dans lequel ils vivent au quotidien.
Le meilleur PR est à peine perceptible en tant que PR, et en vérité, il est tout autour de nous tous les jours. Étant donné que les professionnels des relations publiques sont plus nombreux que les journalistes aux États-Unis par 4: 1, il est impossible d’ignorer l’impact et l’influence que les relations publiques, et plus important encore les entreprises qu’ils représentent, ont sur les médias. De plus, il est important de reconnaître le volume de bruit que les professionnels des relations publiques créent pour les journalistes. Imaginez combien de pitchs chaque journaliste doit entendre / lire chaque jour, car les professionnels des relations publiques sont tellement plus nombreux qu’eux. En tant que tel, chaque argumentaire de relations publiques doit se démarquer, les relations font une énorme différence et réussir à placer une histoire prend BEAUCOUP plus de temps et est difficile que les gens ne le pensent. Non, je suis désolé de le dire, PR n’est pas aussi simple que d’écrire un communiqué de presse.
Tout cela pour dire que les relations publiques ne sont pas faciles. Cela ne va pas vite. Et c’est très difficile à faire avec une seule personne. En tant que tel, beaucoup d’entre nous embauchent des équipes pour gérer les relations publiques en interne, et beaucoup d’entre nous embauchent une entreprise. Comme vous le lirez dans la section des conseils, les deux ont leurs mérites et les deux ont des inconvénients. Si vous envisagez d’embaucher une entreprise de relations publiques, les conseils suivants devraient vous aider tout au long du processus !
10 choses à considérer lorsque vous embauchez un cabinet de relations publiques :
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Astuce #1 – Lorsque vous embauchez une entreprise de relations publiques, décidez des objectifs de relations publiques/entreprise avant de faire quoi que ce soit d’autre !
Comme pour tous les programmes de relations publiques et de marketing, je conseille toujours de définir des objectifs avant d’aller trop loin dans la prise de décisions concernant la rétention d’une agence. Nous devons reconnaître que la stratégie est la première étape vers le succès et mène à l’exécution tactique. Je crois fermement qu’une bonne stratégie commence par des objectifs. Lorsque vous cherchez à embaucher une entreprise de relations publiques, décidez de ce que vous essayez d’accomplir. Quelques bons exemples sont : la notoriété de la marque, le leadership éclairé, l’attention portée à un produit ou programme spécifique, etc.
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Astuce # 2 – Lorsque vous embauchez une entreprise de relations publiques, assurez-vous d’avoir envisagé toutes les options.
Comment une entreprise s’attaque-t-elle efficacement aux relations publiques ? Engager une agence de relations publiques ? Embaucher en interne ? La réponse sera différente pour chaque entreprise, mais j’ose dire que c’est généralement une combinaison des deux pour une très bonne raison : une entreprise de relations publiques qui n’est pas gérée par quelqu’un qui comprend les relations publiques ne réalisera jamais pleinement le plein potentiel de l’entreprise. Une entreprise de relations publiques a besoin d’une connaissance de la marque et des produits et, plus important encore, d’un accès aux bonnes personnes internes pour la stratégie et l’exécution, et une personne de relations publiques interne rend cela possible. Cette combinaison d’une entreprise interne et d’une entreprise de relations publiques n’est pas toujours possible, vous devrez donc décider de ce que votre budget justifie. Si vous ne prévoyez pas d’avoir une personne de relations publiques interne, votre agence de relations publiques est probablement mieux gérée par le CMO.
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Astuce #3 – Lorsque vous embauchez une entreprise de relations publiques, décidez-vous d’un processus RFP ou non ?
Vous pouvez toujours embaucher une entreprise que vous connaissez déjà ou dont vous avez entendu parler en bien. Cependant, si vous n’avez jamais embauché une entreprise de relations publiques, je vous conseille fortement de passer par le processus formel de demande de proposition (RFP). Et, plus important encore, je vous conseille d’embaucher un professionnel des relations publiques avec une expérience spécifique en RFP pour vous aider à diriger le processus si c’est votre première fois. Si vous n’êtes jamais passé par un appel d’offres pour embaucher une agence de relations publiques, le processus vous semblera intimidant. Généralement, les premières étapes consistent à définir ce que vous essayez d’atteindre, vos objectifs, ce que vous voulez réellement que l’entreprise fasse, puis à dresser une liste de 10 entreprises potentielles. Cette liste peut être délicate, car vous souhaitez peser soigneusement les capacités de l’entreprise de relations publiques par rapport à vos attentes. De là, vous contactez chaque entreprise pour évaluer leur intérêt et émettre une demande de qualification (RFQ), un document qui vous aidera à réduire la liste des prospects. Ceux qui choisissent de participer enverront des qualifications à comparer aux autres et vous sélectionnerez quelques agences (je recommande 3) qui présenteront/concourront officiellement pour votre entreprise. Chacun amènera une équipe pour vous présenter, et vous en sélectionnez une parmi les trois. Bien que cela ne semble pas si mal, cela prend du temps et si vous n’avez pas d’expérience ou un réseau d’agences potentielles, le processus vous semblera écrasant.
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Astuce # 4 – Lorsque vous embauchez une entreprise de relations publiques, déterminez le budget de votre agence de relations publiques.
Cela semble être un simple conseil, non ? À certains égards, c’est le cas, mais il est important de prendre une décision ferme sur votre budget principal. Les agences coûtent cher et vous devrez vous assurer d’articuler clairement votre budget principal, y compris la provision de base, les excédents, les dépenses et les frais accessoires. Croyez-moi, ça peut s’additionner. Assurez-vous d’avoir un chemin clair qui nécessite une approbation écrite pour toute dépense mensuelle qui dépasse votre budget.
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Astuce #5 – Lorsque vous embauchez une agence de relations publiques, décidez quelle taille d’entreprise de relations publiques vous convient.
Les cabinets de relations publiques sont de formes et de tailles différentes, et le cabinet qui vous convient n’est peut-être pas celui que vous auriez prévu. Il existe de nombreuses raisons d’opter pour de grandes entreprises de relations publiques (portée mondiale, réseaux de relations massifs, expérience fantastique) et tout autant de raisons de choisir une entreprise de relations publiques boutique (équipes plus petites et plus soudées, expertise locale, industries de niche, etc.). Une chose à garder à l’esprit est de savoir combien votre budget signifiera pour l’entreprise que vous embauchez. Par exemple, souvent un acompte de 15 000 $/mois pourrait être l’un des comptes les plus importants si vous engagez une petite entreprise de relations publiques, mais un très petit compte si vous engagez une grande entreprise de relations publiques. Gardez à l’esprit; les plus gros clients obtiennent généralement l’équipe A. Si votre budget est modeste, vous voudrez peut-être envisager une petite entreprise boutique.
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Astuce #6 – Lorsque vous embauchez une entreprise de relations publiques, faites des demandes spécifiques concernant leur présentation.
Lorsque vous embauchez une entreprise, en particulier lorsque vous mettez en œuvre un processus formel d’appel d’offres, il y aura une présentation formelle lorsque vos agences potentielles vous proposeront de gagner votre entreprise. Avant cette réunion, je recommande de faire trois demandes très spécifiques :
1 – Demandez qu’ils n’envoient à la réunion que les personnes qui seront sur votre compte dès le premier jour. De cette façon, vous ne serez pas pris dans une situation où vous êtes lancé par l’équipe A, mais assigné à l’équipe D. Les situations d’appât et de changement peuvent être douloureuses et doivent être évitées à tout prix.
2 – Demandez que toutes les personnes qui feront partie de votre équipe soient impliquées dans la présentation, pas seulement le chef d’équipe. En fin de compte, vous travaillerez avec tout le monde, vous voudrez savoir comment chacun pense.
3 – Demandez aux agences de limiter au minimum leur description « à propos de nous » et leurs diapositives de retour. Après tout, si vous n’étiez pas intéressé par le cabinet de relations publiques, il ne serait pas dans la salle, vous avez déjà fait vos devoirs !
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Astuce # 7 – Lorsque vous embauchez une entreprise de relations publiques, n’ignorez pas l’importance de la chimie.
Assurez-vous que vous aimez l’équipe que vous embauchez. Bien sûr, il est important qu’ils soient qualifiés et fassent un excellent travail, mais il est tout aussi important que vous les aimiez et que vous vouliez travailler avec eux. Ce n’est vraiment pas différent que d’embaucher des personnes dans votre propre équipe interne, vous voulez être ravi de travailler avec eux tous les jours !
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Astuce #8 – Lorsque vous embauchez une agence de relations publiques, cherchez à embaucher une extension de votre équipe, pas seulement une agence.
Le conseil n°7 m’amène vraiment au conseil n°8. Je crois fermement que vous devriez considérer votre cabinet de relations publiques comme faisant partie de votre équipe, et non comme un 3rd faire la fête. Bien que l’équipe de votre cabinet de relations publiques travaille avec plus que votre compte, vous ne devriez jamais avoir l’impression qu’elle travaille avec quelqu’un d’autre que vous. Mon conseil est de dire aux entreprises de relations publiques potentielles, dès la première fois que vous vous rencontrez, que vous travaillez avec des agences différemment de la plupart des clients ; vous souhaitez embaucher une extension de votre équipe, vous ne recherchez pas une relation client/agence moyenne.
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Astuce #9 – Lorsque vous embauchez une agence de relations publiques, assurez-vous qu’elle a au moins une idée qui vous passionne !
Lors des réunions de présentation, si les cabinets de relations publiques ont fait leurs devoirs et se sont correctement préparés, ils présenteront quelques idées de campagnes de relations publiques différentes en fonction de vos exigences en matière de RFP. Je prends généralement ces idées avec un grain de sel, après que toutes ces entreprises de relations publiques ne sont pas entièrement intégrées et ont une connaissance limitée de votre marque. Cela dit, au moins une des idées devrait être prête à l’emploi et suffisamment cool pour vous exciter !
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Astuce # 10 – Lorsque vous embauchez une entreprise de relations publiques, comprenez votre contrat.
Une fois que vous avez décidé de l’entreprise de relations publiques que vous souhaitez embaucher, vous passerez au contrat et/ou à l’énoncé des travaux (EDT). Assurez-vous de l’examiner attentivement, avec un avocat si possible, et de comprendre tous les termes clés (coût/budget, durée, équipe, heures que vous recevez en fonction du budget, comment ils rapporteront les résultats, etc.). Je n’ai pas encore vu de contrat d’entreprise de relations publiques que je n’ai pas substantiellement encadré, ce à quoi ils s’attendent pleinement. Si quelque chose ne va pas, mettez-y une ligne rouge et négociez. La plupart du temps, les cabinets de relations publiques sont d’accord en supposant que vos demandes sont raisonnables.
Je n’ai pas l’intention de prétendre que ces 10 conseils faciliteront le processus. Mais, je promets que ces conseils rendront le processus d’embauche d’un cabinet de relations publiques moins pénible et qu’ils vous aideront à faire un choix éclairé et judicieux.
