12 mots que vous ne devriez jamais utiliser dans les e-mails B2B (et leurs remplacements)

Les médias sociaux ont été adoptés sans précédent par les consommateurs, mais pour les entreprises, le courrier électronique reste la forme de communication la plus dominante.

Selon l’analyse de Boomerang de 5 millions d’e-mails, une personne moyenne passe 2,5 heures par jour à s’occuper de ses e-mails et, à la fin de 2017, on estime que 132 milliards d’e-mails professionnels sont envoyés et reçus toutes les 24 heures.

Si vous êtes propriétaire d’une entreprise, les données soulignent la nécessité pour vos e-mails d’être directs et précis – même si vous n’utilisez qu’un seul mot déclencheur de spam dans votre ligne d’objet, vous vous êtes assuré que votre e-mail ignorera la boîte de réception des destinataires et atterrir directement dans leur dossier spam.

Chaque mot de votre message doit être soigneusement choisi pour ajouter du sens et éviter la destruction potentielle de vos efforts.

Pour vous aider, voici douze mots que vous devrez peut-être reconsidérer lors de la rédaction de vos messages électroniques, ainsi que quelques idées potentielles de remplacement pour vous aider à mieux cibler vos communications.

1. Salut/Bonjour

La formatrice commerciale Babette Ten Haken pense que « bonjour » et « bonjour là-bas » sont des salutations génériques.

Ils peuvent même apparaître comme irrespectueux dans certains contextes professionnels. Ne gênez pas votre marque avec un langage aussi décontracté dans vos efforts commerciaux.

Alternative: Vous pouvez même sauter la salutation et/ou vous adresser directement à la personne par son nom suivi d’une virgule.

2. Honnêtement/littéralement

Si vous commencez vos phrases par des phrases comme « Je me sens honnêtement… », alors vous pourriez sembler peu sincère. Cela peut affaiblir votre message et vous rendre moins confiant dans ce que vous présentez.

Si vous écrivez un e-mail, il devrait être évident que vous êtes honnête – vous n’avez pas besoin de l’annoncer.

Alternative: Allez droit au but et dites la vérité, vos prospects vous respecteront pour avoir gagné leur temps en sautant les peluches.

3. Vraiment/Très

Ce sont deux autres mots galvaudés qui peuvent réduire la puissance et l’impact de votre écriture. Ils n’ajoutent souvent aucune valeur à votre message et peuvent rendre la lecture plus pénible pour votre prospect. Les modifier rendra vos e-mails plus courts, plus précis et plus faciles à comprendre.

Alternative: Éliminez ces mots modificateurs et trouvez un mot qui inclut déjà « très » ou « vraiment » dans son sens – exemple : « désuet » au lieu de « vraiment vieux ».

4. Juste

Vous avez probablement remarqué une augmentation de l’utilisation de ce mot dans les e-mails. L’intention est normalement d’adoucir une demande et d’éviter de paraître trop dure.

Par exemple, « Je fais juste le suivi de mon appel… »

Le problème est que « juste » peut également rendre votre message peu clair et réduire son impact en conséquence.

Alternative: Découper. Cela ne changera rien à votre message.

5. Choses/Trucs

Rappelez-vous comment je vous ai dit qu’un utilisateur de messagerie moyen est bombardé de messages non pertinents chaque jour ?

Ces deux mots paresseux exigent une attention et une énergie supplémentaires de la part de votre prospect. Et si vous êtes vague, le fardeau supplémentaire n’entraînera que la suppression immédiate de votre courrier électronique.

De plus, le caractère informel de ces mots ne convient normalement pas à un environnement commercial.

Alternative: Vous pouvez utiliser des mots spécifiques comme problèmes/principes/raisons selon le contexte.

6. Mais

Benjen Stark de GOT avait raison – « Rien que quelqu’un dise avant le mot ‘mais’ compte vraiment. »

https://www.youtube.com/watch?v=J1wTgyWvQ38

La conjonction négative apparaît principalement comme un échauffement pour les mauvaises nouvelles qui nous attendent, ou une manière douce d’écarter l’idée de votre prospect.

Alternative: Ne portez pas atteinte à l’intention de votre message. Vous pouvez remplacer le mot « mais » par « et », ou même vous en débarrasser complètement comme dans cet exemple de Buffer.

7. Utiliser/ROI/Innovant

Cela dépend de votre public, bien sûr, mais le jargon d’entreprise n’impressionnera probablement pas bon nombre de vos prospects. Les syllabes supplémentaires dans un mot comme « utiliser » peuvent sembler impressionnantes, mais elles peuvent également être source de distraction, éloignant ainsi votre message principal.

« ROI » et « Innovant » sont également des mots à la mode qui peuvent ajouter une abstraction inutile : « ROI » est le bénéfice brut que votre entreprise réalise sur un investissement et « innovant » est un mot marketing galvaudé qui n’est normalement utilisé que pour vendre un produit.

Tenez-vous en aux options plus simples et plus spécifiques ci-dessous.

Alternative: ‘Utiliser’ s’adaptera presque toujours aux phrases où vous avez mis ‘utiliser’.

Et ne dites pas que votre produit est innovant et offre un excellent retour sur investissement. Parlez des chiffres et des données sur les résultats spécifiques que vos clients précédents en ont tirés.

8. DÈS QUE POSSIBLE/rapidement

Il s’agit d’échéances vagues qui sont censées exprimer l’urgence de manière polie – vous verrez parfois même ces mots avec le mot « s’il vous plaît » (exemple : « S’il vous plaît envoyez-moi l’article dès que possible »).

Dans son livre ‘Rework’, Jason Fried appelle ASAP’poison‘.

De même, le mot « rapidement » est également non spécifique et peut laisser le destinataire de votre e-mail confus.

Alternative: Ne laisse aucune place à l’interprétation. Soyez clair sur la date limite en spécifiant explicitement l’heure exacte. Exemple – « Veuillez m’envoyer l’article avant lundi 18h ».

9. Moi/je

Rappelez-vous comment vos clients pensent…

Ils sont généralement concentrés sur eux-mêmes et leurs problèmes, ils sont, logiquement, à la recherche de ce qu’il y a pour eux.

Lorsque vous présentez votre produit, vous devez vous concentrer sur les avantages spécifiques pour le client, et non sur vous-même.

Même dans la communication interne de l’entreprise, vous devez vous débarrasser de ces deux mots – ils peuvent mettre l’accent sur vous et vos contributions plutôt que sur la façon dont votre travail d’équipe collectif contribue à la mission de votre entreprise.

Alternative: « Vous » et « votre » sont de puissants substituts. En effet, une étude de Yale a nommé « vous » le mot le plus influent en anglais. Dans les communications internes, vous pouvez également utiliser « notre », « nous » et « nous ».

10. Emoji non pertinent

Les émojis sont les forme de langage qui connaît la croissance la plus rapide dans l’histoire du Royaume-Uni. Ils peuvent rendre votre communication plus conviviale et expressive – en fait, vous en arrivez au point où les e-mails professionnels formels avec du texte brut peuvent sembler quelque peu froids et hostiles.

Par exemple, 40 % des agents de police déclarent qu’en raison du stress, ils n’ont pas le temps d’être courtois sur leur lieu de travail. Un simple 🙂 dans vos e-mails peut aider à maintenir un environnement de travail agréable.

Mais si vous envisagez d’utiliser des emoji dans la communication client, ne les utilisez surtout pas lorsque vous envoyez une proposition à un prospect ou si vous voulez être pris au sérieux.

Alternative: 76% des travailleurs américains utilisez des émoticônes au travail, alors saupoudrez-les de temps en temps dans vos messages positifs à vos collègues ou clients avec lesquels vous avez une relation.

Ou utilisez-les sur votre page à propos de moi comme un moyen de mettre en valeur votre personnalité qui est une couche plus profonde que votre e-mail.

11. Désolé

Vous pourriez vous excuser dans des situations qui ne le méritent pas, comme lorsque vous avez une opinion différente dans une discussion par e-mail ou lorsque vous avez manqué un point.

Bien qu’il soit nécessaire de s’excuser lorsque cela est justifié, l’abus du mot peut être considéré comme un signe de faible confiance. Pantene a même lancé une vidéo intitulée « Pas désolé » encourageant les femmes à cesser de s’excuser inutilement sur le lieu de travail.

Alternative: Exprimez directement votre point de vue, en sautant complètement le mot « désolé ». Ne laissez pas vos prospects douter de vos capacités.

Si vous vous êtes trompé, le mot « excusez-vous » a plus de poids et peut sembler plus authentique. Vous pouvez également ajouter une phrase sur la façon dont vous prévoyez de ne plus répéter la même erreur à l’avenir.

12. Noté

Supposons que Mark – votre employé dévoué – planifie avec enthousiasme votre prochaine campagne marketing, puis vous envoie par courrier les détails de la campagne, jusqu’à la manière dont vous la mettrez en œuvre à chaque étape.

Vous êtes satisfait de l’effort de Mark, mais votre réponse par courrier est un seul mot – « Noté ».

Ah ! Vous avez laissé la place à Mark pour tirer ses conclusions. Il peut supposer que vous êtes heureux, mais encore une fois, « noté » peut également signifier que vous êtes déçu.

Si votre style de communication n’est pas connu de Mark, alors le scénario négatif est plus probable – jetez un œil à cet échange d’e-mails entre un consultant et un client ci-dessous.

Alternative: Au lieu de phrases négatives ou neutres, utilisez des phrases positives. Comme dans le scénario ci-dessus, Jill aurait pu utiliser « Merci » à la place pour clarifier.

Si vous recevez un grand nombre d’e-mails et préférez des réponses courtes, vous pouvez le spécifier dans votre signature, comme le fait Neil Patel. Vos destinataires comprendront le problème et respecteront votre temps.

Des outils pour vous aider à envoyer des e-mails efficaces

1. Juste pas désolé – Ce plugin Gmail garantit que vous ne perturbez pas votre message. Il signale les mots d’autodérision dans votre e-mail et vous aide à communiquer avec plus d’assurance.

2. Application Hemingway – L’application vérifie la grammaire et signale les mots inutiles qui brouillent votre message. Il signalera également les phrases longues et compliquées qui doivent être corrigées pour resserrer votre prose.

Conclusion

Vous ne pouvez pas vous permettre de perdre votre crédibilité avec des e-mails non spécifiques et duveteux. Respectez le temps de votre destinataire en étant direct et en supprimant chaque mot inutile de votre message. Les 12 mots et les 2 outils répertoriés vous aideront à transmettre votre message de manière efficace.

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