Si vous êtes comme la plupart des propriétaires d’entreprise, vous avez probablement eu votre part de ces problèmes :
- Vous ne pouvez pas facturer vos clients avec précision, car vous ne pouvez pas déterminer le nombre d’heures de travail que votre équipe a utilisées pour le projet d’un client spécifique.
- Vous rencontrez des tonnes de problèmes de traitement de la paie lorsqu’il s’agit de calculer le nombre d’heures travaillées par votre équipe.
- Vous ne pouvez pas coacher correctement votre équipe car vous ignorez les forces et les faiblesses de votre équipe.
- La productivité de vos équipes est au plus bas.
- Vos équipes sont presque toujours floues sur leur travail.
Relever ces défis peut être assez frustrant. Et si vous ne les cochez pas, vous pourriez vous retrouver un jour à fermer votre entreprise pour ces raisons exactes.
Si vous êtes en fait confronté à l’un (ou à tous) de ces défis, permettez-moi de partager avec vous une solution très simple qui peut vous aider à vous débarrasser de tous ces problèmes.
De quelle solution suis-je en train de parler, me demanderez-vous ?
Logiciels de gestion du temps.
Permettez-moi de partager avec vous certaines des raisons les plus critiques pour lesquelles les entreprises devraient commencer à utiliser un logiciel de suivi du temps.
1) Les entreprises peuvent facturer leurs clients avec précision.
Il devient presque impossible pour une entreprise de facturer ses clients avec précision si elle ne suit pas les heures passées par ses employés lorsqu’ils travaillent pour un client spécifique.
C’est un problème trop courant auquel la plupart des startups sont confrontées. Cela est particulièrement vrai lorsque la start-up externalise son travail à des indépendants d’autres pays, afin de réduire ses frais généraux et de profiter de la pléthore d’avantages que l’externalisation des tâches peut apporter à une entreprise.
Bien qu’il existe plusieurs outils sur le Web que vous pouvez utiliser pour suivre les heures de travail de vos employés, je suis un fervent fan de l’utilisation de ce logiciel de suivi du temps en raison de son intuitivité et de sa facilité d’utilisation.
L’utilisation d’un logiciel de suivi du temps me permet également de contrôler le nombre d’heures que chacun de mes employés peut utiliser pour un client spécifique.
Cela me permet ensuite de facturer mon client avec précision en fonction de son budget alloué et de la quantité de travail qu’il souhaite effectuer.
2) Cela aide les employés à éviter les interruptions.
La plupart des outils de suivi du temps ont des fonctionnalités qui permettent aux propriétaires d’entreprise de visualiser les sites Web (ou d’autres outils) que leurs employés utilisent lorsque l’outil de suivi du temps est activé.
Une fois que les propriétaires d’entreprise ont transmis ces informations à leurs employés, ceux-ci deviennent plus conscients de la façon dont ils passent leurs heures de travail. Ils ont tendance à devenir plus conscients des pages qu’ils ouvriront, en s’assurant qu’elles sont liées au projet sur lequel ils travaillent.
Cela les aidera à leur tour à éviter les interruptions car on leur rappelle que les pages qu’ils ouvrent sont suivies.
3) Les entreprises peuvent mieux gérer leurs budgets.
Lorsque plusieurs personnes travaillent sur différents projets, il peut facilement arriver que vous perdiez de vue l’évolution de vos dépenses par rapport à votre budget réel par projet. C’est exactement à cause de cela que vous verrez beaucoup de gens écrire sur des guides sur la façon de rester sur la bonne voie avec leur budget. Avec le suivi du temps, vous pouvez attribuer à chaque employé le nombre d’heures sur lesquelles il doit travailler pour un certain projet ou client.
4) Améliorez la productivité de vos employés.
Avoir une énorme augmentation de la productivité est l’un des nombreux avantages dont vous pouvez profiter lorsque vous utilisez un logiciel de suivi du temps.
Parce que vos employés savent comment les captures d’écran sont prises et enregistrées, ils auront tendance à se concentrer sur le travail sur les projets réels, au lieu d’être distraits et d’effectuer des tâches non liées au travail. Bien sûr, en conséquence, la productivité de votre équipe augmentera.
5) Vous aide à suivre la production de vos employés.
Le suivi de la production de vos employés joue un rôle crucial lorsqu’il s’agit d’optimiser votre processus d’affaires.
Au fur et à mesure que vous suivez leur production, vous saurez si vous laissez ou non la bonne personne travailler sur les bonnes tâches.
Lorsque le rendement de vos employés est inférieur à la moyenne, cela peut indiquer qu’il n’est pas adapté à sa tâche. Il se peut que son aptitude soit orientée vers un ensemble de compétences différent.
Lorsque vous êtes en mesure de découvrir ces choses, vous pouvez agir sur le problème avec la meilleure solution possible. Que vous finissiez par remanier votre équipe, la former à nouveau ou peut-être en laisser partir certains, vous aurez au moins une base suffisante pour votre décision.
6) Les analyses des trackers de temps peuvent être utilisées pour donner aux employés un retour d’information et découvrir les domaines qui doivent être améliorés.
Le suivi des performances de vos employés peut être une tâche ardue, surtout si vous n’avez pas assez de temps pour vérifier chacun de leurs résultats. Grâce aux analyses des trackers de temps, vous serez en mesure de fournir à votre équipe des commentaires et des commentaires précieux sur leurs performances, la qualité de leur production globale, ainsi que leur efficacité dans la réalisation de leurs projets.
7) Il aide les entreprises à déterminer lesquels de leurs employés sont les plus performants.
Étant donné que les logiciels de suivi du temps peuvent vous aider à déterminer le nombre d’heures que vos employés ont consacrées à leurs tâches et ce qu’ils ont accompli dans la fenêtre de temps, vous saurez bien lesquels d’entre eux font le travail, et lesquels ne le sont pas.
Ce ne sont là que quelques-uns des indicateurs clés que vous pouvez utiliser pour déterminer qui, parmi vos employés, produit le plus de résultats, en un minimum de temps.
Une fois que vous avez déterminé cela, vous pouvez aider à développer votre équipe en récompensant vos employés les plus performants et en formant les moins performants.
8) L’outil aide les entreprises à gérer les échéanciers de leurs projets.
Il est normal que les entreprises tracent un calendrier sur la progression de leurs projets – avant même de les démarrer. Cela fait partie de la phase de définition des objectifs de l’entreprise et permet de déterminer si un projet est réalisable ou non.
Lorsque vos employés commencent à travailler, vous pouvez comparer le nombre d’heures qu’ils ont consacrées à une tâche spécifique au calendrier prédéterminé de votre projet pour vous assurer que vous et votre équipe êtes sur la bonne voie.
Lorsque votre équipe prend du retard, vous pouvez alors la coacher ou prendre les mesures nécessaires pour que votre équipe puisse faire face au calendrier.
Conclusion
Plus vous en apprendrez sur les outils de suivi du temps, plus vous réaliserez à quel point ils sont essentiels à la croissance de votre entreprise. Ils sont sans aucun doute inestimables lorsqu’il s’agit de vous aider à faire passer votre entreprise au niveau supérieur.
Si vous avez des questions, des commentaires ou des idées que vous aimeriez partager, veuillez le faire dans la section des commentaires ci-dessous.
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