8 raisons pour lesquelles vous avez besoin d’un inventaire de contenu numérique STAT

Je crée et partage du contenu numérique depuis le début de 2010, et bien que j’aie fait des tentatives périodiques pour créer et gérer un inventaire de contenu au fil des ans, je ne m’y suis jamais vraiment engagé jusqu’à l’été dernier. Le changement de marque, la création d’un nouveau site Web/blog, le choix du contenu à transférer de nos anciennes présences numériques et l’augmentation de nos efforts de syndication de contenu ont fourni les catalyseurs dont j’avais besoin pour prendre notre gestion de contenu plus au sérieux. Oui, il a fallu autant de forces pour changer…

Je peux simultanément admettre que je regrette de ne pas l’avoir fait plus tôt et que je déteste devoir le faire maintenant. C’est une douleur gigantesque dans le cou qui nécessite une attention quasi quotidienne, mais l’aggravation à court terme est nécessaire pour récolter les types d’avantages à plus long terme que nous recherchons.

Si le contenu numérique personnalisé est essentiel à vos efforts de marketing, d’image de marque, de vente et de service, vous avez besoin d’un moyen centralisé pour le suivre et le gérer – TOUT. Les systèmes de gestion de contenu de site Web (CMS) sont excellents, mais ils vous aident uniquement à suivre le contenu que vous y créez (c’est-à-dire les pages et les articles de blog). Ils n’incluent pas tous les endroits où vous avez distribué du contenu, et ils ne suivent pas nécessairement tous les liens croisés, même au sein de votre ou vos propres sites.

Pourquoi avez-vous besoin d’un système d’inventaire et de gestion de contenu numérique

Voici huit raisons pour lesquelles vous devez créer un inventaire et un système de gestion de contenu numérique indépendant* – et faites-le dès que possible :

1. Vous ne pouvez pas vous rappeler où se trouve votre contenu, surtout au fil du temps. Je suis régulièrement surpris par l’endroit où je trouve une partie de notre contenu référencé – même lorsque c’est moi qui l’ai référencé ! Plus vous avez de personnes impliquées dans la création et la distribution de contenu, plus la tâche de « se souvenir » est compliquée.
2. Plus vous attendez pour le faire, plus ce sera difficile. Croyez-moi, je parle d’expérience. Chaque jour que vous remettez cela à plus tard et que votre contenu grandit, il devient d’autant plus difficile de rattraper son retard.
3. Vous voulez un accès facile aux URL courtes et longues. Ceux-ci sont utiles à maintes reprises, pour des applications telles que (a) le partage avec des prospects, des clients, des partenaires, etc. ; (b) la publication croisée de contenu sur votre ou vos propres sites, et (c) l’ajout de liens vers des articles de blog, des livres blancs, des diapositives, etc.
4. Vous êtes mieux à même de gérer les publications croisées, la syndication, etc.. Nous avons jusqu’à sept onglets liés dans une feuille de calcul Excel pour gérer le contenu que nous avons ajouté à notre blog, SlideShare, Pinterest, etc., et nous le développons toujours. Cela peut sembler exagéré, mais maintenant nous pouvons réellement connecter le contenu permanent que nous avons partagé sur diverses plateformes et mieux gérer nos efforts de distribution.
5. Il est plus facile de trier et de rechercher via un tableur Excel qu’un CMS. Et comme indiqué ci-dessus, les CMS sont limités en termes de contenu qu’ils suivent, de sorte que ces résultats de recherche ne fournissent toujours pas d’informations complètes.
6. Vous pouvez suivre les notes et les commentaires pour référence future. Je trouve cela pratique pour les rappels de choses que nous devons faire (par exemple, mettre à jour une URL, ajouter un lien), ainsi que les possibilités de création futures et les opportunités de réaffectation (par exemple, créer un deck SlideShare à partir d’un article de blog).
7. Vous pouvez créer un schéma d’annotation pour noter quels partages ont obtenu la plus grande traction, etc.. Quels messages ont tendance à être chauds et où ? Lesquels ont la plus grande endurance à longue traîne ? Toutes ces informations sont d’excellents commentaires pour aider à guider les futurs efforts de création et de partage.
8. Vous devez être en mesure de supprimer/rediriger le contenu obsolète. En plus de générer du nouveau contenu qui reflète la pensée actuelle et les meilleures pratiques, vous voulez pouvoir supprimer et/ou rediriger le contenu qui n’ajoute plus la valeur qu’il avait autrefois. Même un article de blog publié il y a deux ans peut être une « vieille nouvelle ». Vous devez trouver ce contenu facilement afin de pouvoir diriger les gens vers vos dernières et meilleures idées.

*Remarque : vous n’avez qu’à suivre le contenu « permanent » comme les articles de blog, les épingles, les éléments SlideShare et YouTube, etc. Vous n’avez pas à vous soucier de la façon dont ce contenu est partagé via des mises à jour plus temporelles sur Twitter, LinkedIn, Facebook, Google+. , etc. Cependant, vous souhaiterez peut-être inclure le partage que vous effectuez via des courriers électroniques et des newsletters, en particulier si vous les archivez et rendez les archives accessibles au public, comme nous le faisons. Vous pouvez également suivre le contenu qui a été syndiqué via le scraping, mais cela nécessite (beaucoup) plus d’efforts qui peuvent ne pas en valoir la peine.

La gestion de contenu numérique nécessite (beaucoup) d’efforts continus

En plus de créer l’inventaire, vous devez intégrer sa gestion dans vos efforts d’engagement numérique en cours, notamment en attribuant des rôles et des responsabilités et en créant des procédures connexes. Si vous envisagez d’investir dans la création d’un inventaire, vous devez le gérer correctement afin de ne pas gaspiller ces efforts initiaux. La gestion des contenus numériques doit devenir une habitude, pleinement intégrée aux opérations courantes.

Ai-je mentionné que nous avons un inventaire complètement séparé uniquement pour notre contenu Pinterest (vous pouvez en savoir plus ici) ? Ou que nous gérons toujours le contenu de notre ancien article de blog dans un autre inventaire que nous devrons maintenir jusqu’à ce que nous ayons terminé tous les transferts ? J’ai dit que c’était une douleur dans le cou, n’est-ce pas ?

Je sais que tout cela semble fou compulsif et anal rémanent. Est-ce vraiment nécessaire ? Et y a-t-il des raccourcis ? Je me pose ces deux questions régulièrement. Et sur la base de mon expérience et de mes recherches, les réponses sont Oui à la première question et Non à la seconde. Pardon! Si votre organisation est sérieuse en matière de marketing de contenu, elle doit prendre au sérieux la gestion de contenu numérique. Et curieusement, personne n’a encore créé d’outil sophistiqué de gestion d’inventaire de contenu numérique (veuillez me corriger si je me trompe). Même pour la gestion de contenu de sites Web, les feuilles de calcul Excel semblent toujours être la norme normative. Je sens une opportunité pour un entrepreneur entreprenant…

Tes pensées?

Si vous avez créé et/ou géré un inventaire de contenu numérique et que vous souhaitez proposer des raisons et/ou des recommandations supplémentaires, nous aimerions avoir de vos nouvelles. Je suis particulièrement désireux de savoir si quelqu’un a développé un outil pour faciliter les efforts de gestion. Et bien sûr, nous sommes toujours heureux de répondre à toutes vos questions.