Aujourd’hui, avec de plus en plus d’entreprises évaluant et entrant dans les médias sociaux, il va de soi que les règles de la FINRA et de la SEC régissant les médias sociaux et les solutions d’archivage joueront un rôle plus important dans la vie professionnelle des conseillers financiers. En fait, vous ressentez peut-être une énorme pression en ce moment pour commencer à tirer parti des médias sociaux dans votre pratique. En effet, un nombre croissant de clients exigent que leurs conseillers financiers communiquent avec eux via une forme ou une autre de médias sociaux – et c’est, après tout, la prérogative du client quant à la manière dont il souhaite recevoir ses communications.
Cela dit, lorsque vous faites appel aux services d’un fournisseur d’archivage de médias sociaux, vous devez vous poser cinq questions essentielles. Ces questions vous permettront de savoir si le fournisseur offre tous les « must have » nécessaires pour bien faire le travail.
1. Le fournisseur peut-il archiver, superviser et rendre les communications visibles ?
Bien sûr, les conseillers comprennent désormais que la source définitive des directives de la FINRA sur les sites Web de médias sociaux est l’avis réglementaire 10-06, publié en janvier 2010. Dans ce document, la FINRA a clairement indiqué que les communications en ligne, y compris Twitter, Facebook et LinkedIn , sont les mêmes que les communications écrites traditionnelles. Cela signifie que l’action appropriée pour ce contenu est que il doit être archivé, supervisé et rendu détectable.
2. Qu’en est-il des capacités de pré-examen et d’approbation du fournisseur ?
L’avis réglementaire 10-06 a également fourni des conseils sur :
- Sites Web – considérés comme des publicités
- Communications envoyées à 25 clients potentiels ou plus – documentation commerciale
- Sites Web protégés par mot de passe – documentation commerciale
- Discussions sur les salons de discussion – apparitions publiques
En outre, il existe la règle 3010 de la NASD, qui traite de l’obligation de surveillance d’une entreprise d’examiner la correspondance ; et la règle 2210 de la NASD, qui traite des obligations d’examen préalable et d’approbation des annonces d’une entreprise.
Afin de satisfaire à ces règles, les fournisseurs d’archivage ont développé plusieurs solutions actuellement disponibles sur le marché. Vous constaterez que la plupart des fournisseurs d’archivage proposent ces solutions et peuvent aider efficacement les clients réglementés par la FINRA à respecter leurs obligations de surveillance en matière d’examen de la correspondance en vertu de la règle 3010 de la NASD.
3. Le fournisseur dispose-t-il d’une fonctionnalité de mise en attente et de libération ?
De plus, la plupart des solutions disponibles ont une fonctionnalité intégrée de blocage et de libération pour les comptes de médias sociaux des personnes associées qui sont déjà configurées dans votre système. Cette capacité permet à votre entreprise de respecter son obligation d’examen préalable et d’approbation des publicités en vertu de la règle 2210 (b) de la NASD. Assurez-vous que votre fournisseur est à jour.
4. Disposent-ils de capacités de surveillance et de conservation des données ?
Il y a eu beaucoup de discussions ces derniers temps autour de deux éléments : la surveillance et la conservation des données. Les fournisseurs de solutions d’aujourd’hui ont conçu des fonctionnalités de produit qui agissent comme des outils de surveillance, surveillant toute utilisation des comptes de médias sociaux d’une personne associée, quel que soit l’endroit où le compte est accessible. Ces fonctionnalités sont indispensables si votre entreprise souhaite pouvoir identifier la non-conformité via des activités interdites dans sa politique sur les réseaux sociaux. Par exemple, qu’en est-il des mises à jour non approuvées des profils ou des recommandations (témoignages) sur les sites LinkedIn qui se sont produites en dehors de la technologie distribuée du courtier/dealer ? La surveillance et la rétention sont essentielles si vous voulez éviter les « surprises » réglementaires.
5. Les fournisseurs peuvent-ils gérer les demandes spécifiques imposées aux RIA ?
Les RIA ont leur propre ensemble de réglementations, la règle 17a-4 de la SEC, qui imposent des exigences en matière d’indexation, d’horodatage et de fonctionnalité de vérification. Les fournisseurs de solutions connaissent ces règles et ont mis en place des ensembles de solutions pour les respecter.
Avec ces cinq « incontournables », il est important de noter que le fait le plus convaincant est ne pas que les solutions d’archivage permettent aux entreprises de surveiller les activités interdites. C’est plutôt le fait que ces solutions permettent aux AF et aux conseillers de donner à leurs entreprises les moyens de tirer parti des médias sociaux. Le changement est activé ; il s’agit de passer d’un environnement réactif basé sur l’interdiction à un environnement proactif et consultatif pour vos clients.
Grâce à ce nouvel ensemble de lentilles, il est possible pour votre entreprise de construire une politique significative en matière de médias sociaux ; concevoir des stratégies et des tactiques qui défendent votre marque ; et vous permettre de vous engager avec des clients, des pairs et des prospects. Ces actions se traduisent non seulement par une nouvelle notoriété de votre marque et de votre entreprise, mais également par l’extension et la construction de nouvelles relations ainsi que de nouvelles opportunités de revenus.
Les médias sociaux sont là et pas seulement une mode. L’utilisation des solutions d’archivage de médias sociaux appropriées peut mettre la puissance du « social » au premier plan de votre entreprise.
