20 conseils clés pour une migration réussie vers un nouveau système CRM

Nous traitons avec une variété de clients, des startups aux entreprises, et si certaines petites entreprises utilisent encore des feuilles de calcul pour suivre les contacts et les tâches de vente, la plupart des entreprises disposent d’un système de gestion de la relation client (CRM). Et finalement, chaque marque veut, ou doit, passer à une nouvelle.

Les entreprises changent de CRM pour de nombreuses raisons – elles veulent plus de fonctionnalités, des fonctionnalités différentes, des intégrations différentes avec d’autres outils, ou le nouveau vice-président des ventes aime juste un outil en particulier.

Bien que la raison du changement de CRM soit unique à chaque client, si vous envisagez de le faire, vous devez garder à l’esprit certaines considérations et conseils clés pour garantir le bon déroulement du processus.

Voici quelques conseils:

1. Choisir votre nouveau CRM

La première chose à considérer est vers quel CRM allez-vous migrer?

Il existe de nombreux choix, de Salesforce à des CRM dédiés plus petits tels que Nimble, SugarCRM, etc. Il existe également des plateformes de marketing CRM telles que HubSpot ou Infustionsoft.

Quel que soit le système que vous envisagez, gardez ces notes à l’esprit:

• Quel est le problème avec votre CRM actuel? Votre nouveau CRM devrait résoudre les problèmes que vous rencontrez avec votre CRM actuel
• Intégrations – Avec quel logiciel doit-il fonctionner? Le logiciel de marketing par e-mail est le plus important, car les contacts devront synchroniser les deux directions. Considérez également le logiciel CPQ car une forte intégration avec un outil comme PandaDoc peut réduire le temps de création de devis.
• Synchronisation des données – Une fois que vous avez déterminé ce avec quoi votre CRM doit fonctionner, vous devez déterminer comment synchroniser les données. De nombreux outils s’appuient sur des tiers comme Zapier, ce qui peut être déroutant en tant qu’outils pour annoncer souvent qu’ils s’intègrent à une autre plate-forme. Une fois que vous y êtes entré, vous découvrez que la synchronisation n’est pas native et nécessite le temps et les dépenses nécessaires pour créer un autre outil de synchronisation des données.
• Budget – Combien coûtera le CRM? C’est le principal facteur limitant pour de nombreuses petites et moyennes entreprises. Les CRM associent souvent des fonctionnalités plus avancées à des niveaux de prix plus élevés. Examinez les limites des niveaux de tarification, telles que le nombre de contacts ou le nombre d’e-mails que vous êtes autorisé à envoyer par mois, ce qui peut avoir un impact sur le prix ou les fonctionnalités dont vous avez besoin.
• Croissance – Une fois que vous avez déterminé le budget et les fonctionnalités, pensez à la croissance pour les 24 prochains mois (puisque de nombreux outils facturent chaque année). Combien de contacts allez-vous ajouter? Combien de courriels enverrez-vous? Le succès commercial peut vous amener à passer à un nouveau niveau de tarification.
• Facilité d’utilisation – Quel que soit l’outil que vous achetez, votre équipe doit être meilleure. Examinez les options de formation à l’embarquement gratuites et payantes pour stimuler votre personnel. Demandez aux membres de votre équipe d’utiliser l’outil avant d’acheter pour voir s’il est simple et intuitif.
• Formation et intégration – Votre équipe de vente devra apprendre un nouveau logiciel de vente – choisissez un outil qui possède les options de formation et les outils dont vous avez besoin pour mettre votre équipe de vente à niveau.

Voici quelques conseils supplémentaires pour garder votre processus sur la bonne voie:

• Regardez les extras – Les outils peuvent offrir des extras tels que la prospection améliorée, l’accès à des listes ou des données, ou des fonctionnalités supplémentaires telles que l’automatisation. Voyez si l’un d’entre eux ajoute une valeur significative à votre équipe.
• Utilisez ce pour quoi vous payez – Si vous payez pour un niveau de tarification plus élevé qui inclut une nouvelle fonctionnalité que votre CRM n’utilise pas, faites-en une priorité pour l’implémentation et commencez à utiliser cette fonctionnalité. Souvent, les entreprises paient pour une fonctionnalité, mais mettent des mois à la mettre en œuvre en raison de la charge de travail quotidienne. C’est juste un gaspillage d’argent.
• Accédez aux forums d’utilisateurs et d’assistance – Lorsque vous êtes sur le point de sélectionner un CRM, accédez à leurs forums d’assistance et à leurs groupes d’utilisateurs. Recherchez les problèmes d’intégration avec les outils logiciels que vous avez l’intention d’utiliser et avec les fonctionnalités que vous avez l’intention de mettre en œuvre. Posez des questions sur votre configuration prévue. Cela vous aidera à déterminer si les fonctionnalités fonctionnent bien et si le CRM bénéficie d’un support solide.

Et ce sont des éléments clés souvent négligés et qui peuvent vous coûter cher sur le long terme:

• Examinez soigneusement les prix, les limites et les niveaux – Cela inclut les politiques de dépassement des limites fixées à votre niveau de tarification. Parfois, les limites ne peuvent pas être dépassées, parfois vous devez payer pour augmenter les limites. Parfois, le dépassement des limites vous fera automatiquement passer à un nouveau niveau de tarification, pour lequel vous êtes immédiatement facturé. Considérez comment les pics d’utilisation des fonctionnalités telles que les envois d’e-mails ou la recherche de prospects peuvent avoir un impact sur la facturation et planifier en conséquence.
• Considérez l’impact sur le prix des autres outils – L’intégration et le partage de données avec d’autres outils, tels que les outils de marketing par e-mail ou les logiciels CPQ, peuvent augmenter les prix de ces outils. Par exemple, HubSpot facture en fonction du nombre de contacts dans votre base de données. Si vous n’avez eu que des prospects et des prospects dans votre suite marketing HubSpot, l’importation de 20000 contacts depuis votre CRM fera grimper le prix de votre suite marketing.

2. Utilisez des essais gratuits pour tester, tester, tester

La plupart des CRM offrent une période d’essai gratuite. Utilise le. Utilisez-le pour tester les fonctionnalités et la facilité d’utilisation, mais utilisez également la période d’essai gratuite pour tester les migrations. Cela vous montrera à quel point la migration sera facile ou difficile et vous montrera à quoi ressembleront les données une fois importées.

Je ne saurais trop insister sur ce point – planifiez comment utiliser la période d’essai gratuite pour évaluer le CRM. Vous devriez faire une liste de choses à vérifier, y compris:

• Importation de contacts
• Apparition des données dans le nouveau CRM
• Synchronisation avec d’autres outils que vous utilisez
• Fonctionnalité d’intégration
• Tâches de vente quotidiennes effectuées par l’équipe de vente
• Supervision des tâches effectuées par les directeurs des ventes.

Quelques conseils supplémentaires

L’un des plus grands obstacles au test de nouveaux CRM est le temps nécessaire et l’impact de la rémunération sur les membres de l’équipe de vente.

Les membres de l’équipe de vente sont généralement rémunérés par une structure de commissions, ils ne veulent donc pas perdre le temps de faire des ventes pour tester le nouveau logiciel, car cela leur coûte de l’argent.

Les marques doivent reconnaître la valeur et les avantages de ces tests avant la mise en œuvre. L’équation est simple: si vous achetez quelque chose qui est difficile à utiliser pour votre équipe, les ventes diminueront probablement. Si vous achetez quelque chose qui fonctionne bien pour votre équipe, les ventes augmenteront probablement. Investissez dans ces tests en incitant votre équipe de vente à le faire.

Un moyen simple consiste à payer une commission pour vos vendeurs lors des tests. Les essais gratuits durent souvent deux semaines, alors allouez la moitié des heures de l’équipe de vente aux tests pendant la période d’essai. Traitez la perte de rémunération en calculant la moyenne de leurs commissions hebdomadaires pour les trois mois précédents et en leur payant la moitié de leur commission hebdomadaire chaque semaine pendant les tests de vente.

3. Nettoyage des données

Nous considérons le nettoyage des données comme une étape essentielle du processus de migration CRM. Enregistrez et archivez les contacts périmés de votre base de données.

Qu’est-ce qu’un contact périmé? Cela dépend de chaque entreprise – nous commençons la discussion à tout contact qui a été inactif pendant plus de trois cycles de vente. Donc, si vous avez un cycle de vente de 12 mois, cela fait trois ans.

La suppression des contacts périmés vous aidera potentiellement à réduire les coûts en vous permettant de sélectionner des niveaux de tarification inférieurs. Cela accélérera également le processus de migration car vous aurez moins de données à importer – et après la migration, cela facilitera la navigation dans vos contacts et vos listes de diffusion.

• Archiver les informations de contact dans un CSV – Supprimez des contacts de votre CRM mais pas de votre vie. Exportez et conservez une copie complète de tous vos contacts dans un fichier CSV, au cas où.
• Tenez les registres de l’entreprise – Ne supprimez pas les entreprises de votre CRM.
• Gardez une trace dans votre CRM cette vous avez archivé des contacts dans un CSV – Si vous supprimez tous les contacts d’une entreprise, créez un enregistrement de contact ou une note dans l’enregistrement de l’entreprise indiquant que vous avez archivé des contacts dans le fichier CSV. Cela permettra à l’équipe de vente d’aller chercher dans le CSV si l’entreprise redevient active.
• Contactez vos contacts avant l’archivage – Appelez les contacts et envoyez-leur un e-mail pour voir s’ils souhaitent rester dans vos listes de diffusion et de contacts. Cela identifiera les contacts qui ne sont plus valides, et les supprimer des listes de diffusion améliorera également la délivrabilité de votre boîte de réception. C’est aussi une excellente occasion de renouer des contacts dormants.
• Automatiser l’identification – Si vous disposez d’outils d’automatisation, utilisez-les pour rechercher des contacts qui correspondent aux paramètres qui les identifient comme périmés.
• Soyez secoué avec Excel ou Google Sheets – Si vous effectuez un nettoyage de données, vous le ferez probablement dans Excel ou Google Sheets. Cette partie du processus peut prendre beaucoup de temps – ou être très facile. Plus vous en saurez sur l’utilisation des données dans des feuilles de calcul, plus cette partie du processus se déroulera rapidement. Voici quelques liens pour vous aider:

  • 10 façons super nettes de nettoyer les données dans des feuilles de calcul Excel à partir de Trump Excel

  • 10 façons principales de nettoyer vos données auprès de l’équipe de support Office.

  • 50 façons de nettoyer les données dans Excel et un complément gratuit d’Exceldashboards.com

  • Complément de nettoyage de données, un outil payant de XLTools.net.

• Embaucher un stagiaire – Certaines données sont si mal saisies qu’il faut un humain pour les nettoyer. Dans ce cas, l’embauche d’un stagiaire peut être votre meilleur pari.
• Vérifiez le travail – Que ce soit par automatisation, complément ou manuellement, les responsables commerciaux et l’équipe commerciale devront vérifier le travail pour s’assurer que tous les contacts et comptes qui doivent être migrés sont toujours présents et valides. Répartissez le travail et demandez aux membres de l’équipe et aux responsables de vérifier les comptes dont ils sont responsables. Vous ne voulez pas manquer un suivi une fois que vous êtes passé au nouveau CRM car un contact a été accidentellement supprimé du fichier de migration.

4. Migration historique des e-mails

L’une des fonctionnalités les plus intéressantes de certains CRM est l’intégration de la messagerie directement dans les enregistrements de contact. De nombreux CRM intégreront les e-mails dans l’enregistrement du contact, ce qui facilitera la révision de l’historique des communications. Si le CRM actuel ou le nouveau CRM le prend en charge, c’est l’une des premières choses que votre équipe commerciale demandera.

La plupart des CRM qui prennent en charge cette fonctionnalité ont un connecteur de messagerie qui apporte des messages dans le CRM pour chaque contact. Ils ne peuvent souvent déplacer les e-mails qu’à partir du moment où ils établissent la connexion, mais les membres de l’équipe de vente, à juste titre, voudront conserver les e-mails historiques du CRM précédent pour assurer la continuité.

De nombreux outils se spécialisent dans la migration historique des e-mails pour les CRM. Par exemple, threads.cloud peut migrer les e-mails historiques dans HubSpot CRM. Si la migration historique fait partie de votre liste d’exigences, ajoutez-la en tant qu’élément de recherche distinct. Cela nécessite souvent un outil tiers et peut coûter des frais. Assurez-vous de bien comprendre le fonctionnement de l’outil de migration et de la tarification.

• Archivez toujours les e-mails pour les conserver en toute sécurité – Archive de l’ancien CRM ou des boîtes de réception des équipes commerciales.
• Les e-mails sans contact ne peuvent pas être migrés – De nombreux outils de migration des e-mails historiques fonctionnent en recherchant dans les boîtes de réception des vendeurs et en copiant les messages associés aux contacts dans le CRM. Cela fonctionne très bien pour recevoir tous les e-mails envoyés vers et depuis [email protected] – cependant, si Amy utilise un logiciel interne pour générer des RPF, attribuer des offres ou envoyer des contrats, ces e-mails peuvent provenir d’une adresse e-mail à laquelle aucun contact n’est associé, par exemple [email protected] ou alors [email protected] Ces e-mails ne peuvent pas être migrés. Effectuez des tests de migration pour voir quels e-mails sont migrés et lesquels ne le sont pas.

5. Synchronisation des contacts

À moins que vous n’utilisiez une plate-forme de vente et de marketing intégrée, telle qu’Acton, HubSpot, Infustionsoft ou Marketo, chacune combinant des outils de vente et de marketing par e-mail, vous devrez synchroniser la création de contacts et les mises à jour entre votre CRM et votre marketing par e-mail. outils.

Il existe de nombreux outils pour effectuer la synchronisation des contacts, tels que Zapier et Piesync. Chaque CRM peut avoir une capacité de synchronisation intégrée ou un outil tiers recommandé. Assurez-vous de tester et de tester la synchronisation avant de décider de votre nouveau CRM.

Considérer:

• Configuration et maintenance des outils de synchronisation – Posez les questions. Sera-t-il «juste opérationnel» une fois installé ou aura-t-il besoin d’une maintenance continue? Un nouvel informaticien peut-il facilement prendre le relais en cas de rotation du personnel?
• Sens de synchronisation – Les changements iront-ils uniquement du CRM au logiciel de marketing par e-mail, ou doivent-ils aller dans les deux sens? Quelle que soit la réponse, testez-la.
• Synchronisation de la synchronisation – À quelle fréquence avez-vous besoin de synchroniser vos contacts? Cela peut avoir un impact sur l’exécution de l’offre de génération de prospects et sur la capacité à exécuter des campagnes de marketing par e-mail. Choisissez un outil qui peut se synchroniser selon les besoins.
• Frais – Certains outils de synchronisation sont gratuits, d’autres payants. Beaucoup proposent une version gratuite qui peut devenir payante. Incluez les coûts du logiciel de synchronisation dans votre budget.

La migration CRM est une tâche nécessaire à la croissance de la marque. Utilisez les consignes et les astuces de cet article pour réussir, minimiser les perturbations et maximiser les avantages de votre nouveau CRM