Vous souhaitez organiser un Tweetup et vous voulez savoir comment le faire correctement ? Organiser un Tweetup réussi n’est pas facile. Surtout parce que nous avons très peu de connaissances sur la façon de traiter avec différents types d’individus qui ne se sont jamais rencontrés auparavant, la tâche d’organiser un Tweetup réussi devient beaucoup plus difficile. Si vous êtes une personne ayant une expérience préalable dans l’organisation d’événements réussis, cela pourrait être à votre avantage lors de l’élaboration de la programmation initiale de l’événement Tweetup. Mais ce n’est pas une garantie de succès. Les tweetups sont différents et les facteurs de leur succès sont différents de ceux de tout autre type d’événement.
J’ai eu l’opportunité de faire partie de TweetupSL, un événement Tweetup réussi conclu récemment à Colombo. C’était la première fois qu’un événement Tweetup se tenait à Colombo, et personne ne s’attendait à ce qu’il soit un si grand succès qu’il s’est avéré être à la fin. En tant que co-organisateur de l’événement, j’ai rassemblé de nombreuses idées sur la façon d’organiser un événement Tweetup réussi, que j’aimerais partager avec vous ici.
Voici mes points d’apprentissage de l’événement réussi de TweetupSL.
1. Obtenez le bon ensemble d’organisateurs
C’est la chose la plus importante pour faire de n’importe quel événement un succès, et ce n’est pas une exception lorsque vous organisez un événement Tweetup. La différence entre les autres événements et un Tweetup est que, la plupart du temps, même les organisateurs ne se connaissaient pas personnellement auparavant. En théorie, disent-ils, une équipe efficace passe par plusieurs étapes avant d’atteindre l’étape « performante », à savoir les étapes de formation, d’assaut et de normalisation.
Cependant, lorsque vous faites partie d’une équipe organisatrice de TweetUp, vous n’avez pas beaucoup de temps à perdre dans ces étapes initiales et vous devez rapidement passer en mode « performer ».
C’est pourquoi il est très important d’avoir une équipe de personnes naturellement motivées, autonomes et capables de comprendre rapidement les perspectives de chacun.
Si vous ne trouvez pas une telle équipe formée pour organiser l’événement, vous verrez tout se retarder indéfiniment alors que personne n’est responsable.
L’équipe d’organisateurs derrière le TweetupSL est devenue l’une des principales raisons de son succès.
2. Choisissez le bon lieu
Le deuxième facteur important de succès d’un TweetUp est le lieu. Le lieu devrait idéalement faire partie de la communauté Twitter. Sinon, vous rencontrerez des difficultés pour négocier les conditions et vous pourriez finir par compromettre certaines des meilleures fonctionnalités de Tweetup. Dans le cas de TweetupSL, nous avons eu l’opportunité d’avoir le lieu parfait pour l’événement. Coco Véranda avait participé activement à la communauté Twitter à Colombo, et le propriétaire lui-même est un grand fan des sites de réseautage social. Cela a résolu de nombreux problèmes pour nous, pas seulement la tâche difficile d’expliquer la signification de « Tweetup » à un propriétaire de salle qui ne connaît rien à Twitter.
Ainsi, lorsque vous choisissez le bar ou le club-house pour votre prochain Tweetup, assurez-vous qu’ils sont sur Twitter et qu’ils participent activement à la communauté.
3. Se rencontrer à l’avance et planifier la programmation
Si vous pensez que fixer une date et un lieu et que tout le monde s’y présente à l’heure fera un Tweetup réussi, vous devez y réfléchir à deux fois. Savez-vous combien de personnes peuvent être logées dans la salle ? Avez-vous un plan pour les garder engagés? N’oubliez pas que vous planifiez une rencontre avec un groupe de personnes qui ne se sont jamais rencontrées dans leur vie réelle auparavant, vous devez donc créer le bon environnement pour qu’elles puissent socialiser librement.
Nous nous sommes rencontrés deux fois avant la date de l’événement lors de l’organisation de TweetupSL et avons discuté de beaucoup de choses, de la nourriture aux arrangements, en passant par les jeux, les badges, les cadeaux et la manière de garder tout le monde engagé. Surtout si les organisateurs ne fréquentent pas le lieu, ils doivent se familiariser avec l’environnement du lieu en visitant le lieu au moins une fois avant la date de l’événement.
4. Faites le buzz !
Si vous voulez qu’une bonne foule participe à l’événement, peignez une image que cela va être un « grand événement ». Les gens aiment faire partie de grands événements, et plus que cela, ils aiment parler/tweeter à propos de tels événements. Utilisez tous vos contacts ; Twitter, Facebook, blogs, médias pour créer un énorme buzz autour de l’événement. Si les gens entendent la nouvelle de l’événement à partir de nombreuses sources, la probabilité qu’ils transmettent le message à d’autres et la probabilité qu’ils participent réellement à l’événement augmenteront.
Nous l’avons fait pour TweetupSL avec beaucoup de succès. Avant l’événement, nous l’avons qualifié de « Premier tweetup public au Sri Lanka ». Le fait qu’il s’agisse du « premier » a attiré beaucoup d’attention sur l’événement. Nous avons utilisé les journaux quotidiens, retweeté constamment le hashtag de l’événement et obtenu l’aide de blogueurs reconnus.
5. Utilisez twtvite.com pour gérer votre Tweetup
C’est le meilleur outil que j’ai vu pour gérer un Tweetup. Tout d’abord, il agit comme un outil d’invitation pour les personnes à RSVP pour l’événement. Vous pouvez toujours compter le nombre de personnes qui ont confirmé leur participation. Vous pouvez ensuite planifier en conséquence l’impression des porte-noms et la préparation de la nourriture et des boissons pour l’événement. Dans un second temps, twtvite.com regroupe tous les tweets liés au hashtag de votre événement.
Une fois l’événement terminé, twtvite.com sera le lieu central où tout le monde pourra partager les photos prises lors de l’événement. Il vous suffit de télécharger les photos sur TwitPic, Yfrog ou TweetPhoto, avec le hashtag de l’événement.
6. Chassez « l’anxiété du jour de l’événement »
Il est naturel que les gens soient ravis de l’événement et confirment rapidement leur participation. Mais le jour même de l’événement, de nombreuses personnes reculeront en invoquant diverses raisons. Peu importe les raisons qu’ils mettront en avant, la vraie raison derrière cela est «l’anxiété» de participer à un événement avec un ensemble total d’étrangers. Vous commencerez à voir des tweets circuler « Si vous ne venez pas, je vais aussi sauter ». Pour chasser cette anxiété, les organisateurs doivent fréquemment tweeter positivement sur l’événement et parler des activités amusantes qui se dérouleront pendant l’événement.
7. Limitez le nombre d’activités et laissez plus de place aux interactions
Inviter Tweeple à interagir et à jouer de la musique DJ forte n’est pas une bonne idée. Évitez l’utilisation de tout type de système de son, pour le rendre plus naturel et amusant. N’inondez pas l’événement avec trop d’activités et de jeux. L’objectif du Tweetup est de faire interagir les tweeple, donc ne laissez jamais cet objectif devenir secondaire.
8. Parlez aux gens. Amorcer les discussions
Pendant les premières minutes, vous verrez des gens affluer en petits groupes de deux ou trois «tweeps connus» et être dans leurs zones de confort. Ce n’est pas l’idée d’avoir un Tweetup. Vous devez sortir et parler à de nouvelles personnes et vous faire de nouveaux amis dans la vraie vie. Pour ce faire, les organisateurs doivent prendre l’initiative, aller et parler à chaque participant individuellement si possible.
Comment savoir si l’événement est réussi ? N’oubliez pas de vérifier les tweets de suivi des participants après le Tweetup. Vous pouvez avoir une idée de l’impact que l’événement a eu sur les participants. À la fin de TweetupSL, les tweets de commentaires ont duré plus de deux jours, ce qui était tout simplement incroyable à voir !
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