En tant que directeur des communications bénévole pour un organisme à but non lucratif (et conjoint d’un employé à temps plein), je sais à quel point il est excitant d’obtenir une demande d’entrevue ou une réponse à un communiqué de presse d’un média. Qu’il s’agisse de l’émission d’information locale du matin ou de 60 minutes, passer à la télévision peut être une opportunité passionnante qui rapportera des dividendes si vous vous préparez et suivez correctement. Voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour vous assurer que votre expérience télévisuelle se déroule le mieux possible.
Avant le tournage :
Comprendre le format
Lorsque vous parlez avec le producteur ou le journaliste, il se peut qu’il utilise une terminologie technique avec laquelle vous n’êtes pas familier pour décrire le type d’histoire ou de « package » qu’il souhaite produire.
Il existe deux types de base de nouvelles histoires télévisées :
- en direct ou enregistré
- en studio ou sur site/sur site (à distance)
Comprendre de quel type de forfait il s’agira vous aidera à vous préparer. Par exemple, vous pourriez être invité au studio de télévision pour une interview en direct. Ou, une équipe peut venir à votre emplacement ou événement et enregistrer, puis éditer et diffuser à une date ultérieure. Par exemple, si le producteur ou le journaliste dit « en direct à distance », il viendra vers vous et tournera en direct. S’ils disent quelque chose comme « long métrage », vous ferez probablement partie d’une histoire plus élaborée et raffinée qui sera diffusée quelques jours après le tournage de la vidéo.
Connaître la date et l’heure de diffusion
Les télécommandes en direct sont typiques les matins du week-end, car c’est à ce moment-là que de nombreux événements se produisent. Une équipe peut rester sur place et faire plusieurs rapports tout au long de la matinée. Les interviews en studio et les longs métrages enregistrés / montés sont généralement diffusés une ou deux fois les soirs de semaine.
Assurez-vous de savoir quand l’histoire sera diffusée et à quelle fréquence. Il est probable que vous ayez plusieurs chances de voir ou d’enregistrer la pièce. Le producteur vous donnera probablement une fenêtre, car les émissions de nouvelles sont fluides et il peut être impossible de prédire le moment exact des histoires. Les émissions sont généralement divisées en segments d’une demi-heure et d’une heure. Par exemple, on peut vous dire qu’il sera diffusé pendant « l’heure de 6 heures », ce qui signifie qu’il pourrait être diffusé à tout moment entre 6h01 et 6h29.
Programmer un enregistrement
Assurez-vous qu’un bénévole prépare un enregistrement sur son DVR. Cela vous permettra de réutiliser et de réutiliser l’histoire plus tard sur votre site Web. La chaîne de télévision ne vous donnera probablement pas d’enregistrement. Une fois que vous avez obtenu une estimation de la date de diffusion, demandez à votre bénévole d’enregistrer l’émission de toute la journée pour être en sécurité.
Comprendre les points de discussion
Lorsque vous parlez pour la première fois au journaliste ou au producteur, vous constaterez qu’ils ont déjà une idée du type d’histoire qu’ils veulent produire. Il est aussi important pour vous de les coacher que pour eux de vous coacher. Ils ne seront probablement pas des experts de votre organisation ou de votre mission, et les entretiens peuvent facilement aller à l’encontre du message. Assurez-vous que vous comprenez tous les deux clairement les points de discussion et les objectifs de l’histoire.
Choisissez une personne interviewée et préparez-la
Une fois que vous savez de quoi va parler l’histoire, il est temps de choisir qui sera interviewé. Il est important de choisir quelqu’un qui est enthousiaste, qui s’exprime bien et qui est confiant. Votre directeur exécutif ou fondateur est un choix évident, mais vous voudrez peut-être le faire équipe avec quelqu’un que vous servez. Si le tournage est sur place pendant une longue période, assurez-vous d’aligner plusieurs personnes à interroger et assurez-vous qu’elles sont parfaitement préparées.
Planifiez votre b-roll
Si le tournage est sur place, l’équipe voudra probablement collecter des clichés autour de votre bureau ou de votre événement. Ces prises de vue sans entretien sont appelées b-roll – elles peuvent être des photos de personnes travaillant, de votre établissement, de vos invités ou des personnes que vous servez, etc. Assurez-vous de pouvoir diriger le caméraman vers les meilleures opportunités de b-roll. Pensez à ce dont vous discuterez dans l’interview et choisissez des plans qui visualisent ces éléments.
Définir un appel à l’action clair
À la fin de l’interview, le journaliste vous demandera probablement « comment les gens peuvent-ils en savoir plus ? » C’est un absolument critique moment – celui qui peut faire ou défaire toute l’histoire. Assurez-vous de savoir exactement où vous souhaitez envoyer les téléspectateurs. Est-ce votre site Web? Est-ce votre numéro de hotline ? Est-ce un événement qui se produit plus tard dans la journée ? Ayez une clarté absolue sur cet appel à l’action, sinon vous constaterez que l’histoire n’a pas généré beaucoup d’activité. S’il s’agit de votre site Web, envisagez de partager une URL unique créée spécialement pour cette occasion. De cette façon, vous pouvez mesurer exactement le trafic généré par cette actualité.
Envoyez votre logo et vos coordonnées
Une fois votre appel à l’action défini, assurez-vous d’envoyer toutes ces informations au producteur. Incluez également des informations de base sur votre organisation : nom complet, adresse, numéro de téléphone et une brève description passe-partout.
Il peut être approprié pour le producteur d’inclure votre logo et le nom de votre organisation quelque part dans l’histoire. Même s’ils ne le demandent pas, assurez-vous de leur envoyer une version haute résolution de votre logo avant le tournage. S’ils n’en reçoivent pas de votre part, ils pourraient récupérer une version basse résolution sur Internet quelque part, et cela n’aura pas l’air le meilleur.
À la date de tournage/diffusion :
Soyez à votre meilleur
Vous passerez à la télé !
Arriver tôt
Cela va sans dire, mais vous devriez faire de votre mieux pour arriver au moins 30 minutes à l’avance au studio ou sur le lieu du tournage.
Si l’histoire est en direct, ils la taquineront probablement tout au long de la diffusion – et ce sera assez embarrassant pour votre organisation si vous êtes en retard ou ne vous présentez pas du tout.
Si l’histoire se déroule sur place, arrivez tôt pour déterminer les lieux de tournage possibles et dégager la zone (ou rassemblez des personnes pour être en arrière-plan). Le journaliste s’appuiera probablement sur vous pour décider où faire l’interview et rouleau b collecter.
Envoyer la sauvegarde
En plus d’arriver tôt, assurez-vous d’amener un autre employé ou bénévole qui n’est pas impliqué dans le tournage. Ils peuvent prendre des photos et des vidéos des coulisses à utiliser sur les réseaux sociaux et votre site Web. De plus, ils auront beaucoup de plaisir à traîner à une station de télévision. Vous pourriez même inviter un donateur comme une façon amusante de lui montrer votre appréciation.
Attendez-vous à être bousculé
Si une nouvelle de dernière heure se produit, il est possible que votre tournage soit annulé et éventuellement annulé. Des productions comme la vôtre sont destinées à remplir le temps lorsqu’il n’y a pas beaucoup d’actualités à couvrir, ce qui signifie que votre histoire est quelque peu jetable.
Il est important de ne pas se décourager ou de ne pas montrer d’animosité envers le journaliste ou le producteur. Si vous le faites, vous pourriez ne pas revenir à cette station tant qu’ils y seront employés. Soyez aimable et gardez la porte ouverte pour un tournage ultérieur.
Suivre:
Publier l’enregistrement
Si vous avez pu enregistrer l’histoire ou obtenir un enregistrement de la chaîne de télévision, vous voudrez peut-être la télécharger sur YouTube ou la publier sur vos autres comptes de médias sociaux ou sur votre blog. C’est une bonne idée de demander au producteur ou au journaliste la permission de le faire. Ils n’auront probablement aucun problème avec cela, car cela aide à promouvoir leur chaîne. Certaines stations sont assez douées pour télécharger des histoires sur leurs propres chaînes YouTube. Si tel est le cas, vous pouvez probablement simplement distribuer ce lien.
Quoi qu’il en soit, assurez-vous de faire transcrire toute l’histoire. Vous pouvez réutiliser le texte de nombreuses façons : un article de blog complet, des citations individuelles sur d’autres éléments de garantie, etc. De plus, si vous publiez la vidéo sur votre site Web, les personnes malentendantes apprécieront la transcription.
Envoyer une note de remerciement
Le maintien de bonnes relations avec les journalistes est un aspect clé des efforts de relations publiques de votre organisation. Après la diffusion, assurez-vous d’envoyer une note de remerciement manuscrite au journaliste, au producteur et à l’équipe. Cela aura un grand impact.
Vérifiez vos analyses
Si votre incitation à l’action incluait une URL ou un numéro de téléphone, vérifiez si le trafic ou le volume des appels a augmenté après la diffusion. Si vous organisez un événement, demandez aux participants comment ils en ont entendu parler. J’espère que vous les entendrez dire qu’ils vous ont vu aux nouvelles !
Faire passer votre organisation à la télévision peut être un véritable coup d’éclat en termes d’exposition, mais ne vous découragez pas si l’histoire ne conduit pas à des résultats concrets, surtout s’il s’agit de récapituler quelque chose qui s’est déjà produit. Être présenté dans les nouvelles renforcera votre confiance, vous validera davantage aux yeux des supporters actuels et dynamisera votre personnel et vos bénévoles. N’oubliez pas de vous amuser pendant tout ce processus !
Qu’en pensez-vous? Comment avez-vous tiré le meilleur parti d’une apparition à la télévision? Faites-le moi savoir dans les commentaires ci-dessous!
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