Le fait que plusieurs personnes travaillent ensemble entraîne certains problèmes, tels que le manque de coopération, la non-compréhension des instructions et la possibilité de travail en double. La situation peut devenir de plus en plus problématique si les membres de l’équipe travaillent dans des endroits éloignés. En fait, de nombreuses équipes sont dispersées dans différents lieux, voire pays dans la vraie vie. Cependant, même si cela peut sembler très compliqué, en réalité, il existe aujourd’hui des outils collaboratifs en ligne qui peuvent rendre le processus plus simple et plus fluide. Grâce à cela, toutes les communications ainsi que les workflows de l’équipe sont centralisés et gérés plus facilement et systématiquement. Examinons de plus près les avantages d’utiliser un tel outil lors de la gestion d’une équipe à distance.
1. Gestion des tâches
Les choses qui doivent être examinées, traitées ou terminées dans un délai défini sont souvent sans fin. En tant que chef d’équipe, vous êtes un délégant et vous devez donc vous assurer d’attribuer judicieusement ces tâches aux différents membres du groupe. La répartition des tâches dépend de l’expertise de chaque membre de l’équipe ainsi que du temps nécessaire à la réalisation
. La règle générale est de faire avancer les choses, et un outil qui vous permet de déléguer ces tâches chaque fois que vous en avez besoin ou chaque fois que quelque chose se présente, est essentiel. Le système peut essentiellement fonctionner de manière à ce que des e-mails puissent être envoyés aux différents membres de l’équipe, et en même temps, vous pourrez déplacer et trier les choses dans différents dossiers. Freedcamp.com est un outil de gestion de projet en ligne pour les petites et moyennes entreprises et il est livré gratuitement avec d’excellents outils de gestion des tâches, de partage de fichiers et de communication. Camp de base et Trello sont deux autres solutions très populaires.
2. Communication
La communication entre les membres de l’équipe s’articule essentiellement autour des différents objectifs. Il est important de mettre en place une structure pour que les objectifs puissent être correctement alignés et que tous les membres de l’équipe aient une idée plus claire de leur position et de ce qu’on attend d’eux. Il y aura différents dossiers afin que différentes tâches puissent être suivies. Les dossiers et sous-dossiers seront concentrés sur une tâche, une zone ou un flux de travail. Fondamentalement, les tâches seront saisies et attribuées aux différents membres de l’équipe ou collaborateurs, et de cette manière, chaque individu saura de quoi il est responsable. En matière de partage de fichiers et de communication avec différentes équipes, rien ne vaut Google Docs. Mais pour créer une salle de discussion et réfléchir ensemble à de nouvelles idées –scribblar.com peut être utile et son utilisation est également gratuite.
3. Gestion des fichiers
Google Docs offrir une complète solution de partage de fichiers basée sur le cloud. Quel que soit l’endroit où sont basés les membres de l’équipe, chacun aura accès aux différentes ressources grâce au cloud. Des pièces jointes peuvent être envoyées et celles-ci peuvent impliquer du contenu écrit, des images, des liens, des notes ainsi que des ressources. La meilleure chose à propos de cet outil est que tout le travail est enregistré automatiquement et chaque action sera horodatée.
Autre que ça Tamashare est un excellent outil de partage de fichiers et d’annotation qui prend en charge de nombreux types de fichiers, y compris les documents MS Office. L’interface est très simple et facile à naviguer. En plus de ceux-ci, utilisez des outils de bureau simples comme conversion doc en pdf pour permettre aux utilisateurs de basculer entre différents types de fichiers.
4. Définition des flux de travail et des politiques de collaboration
Un autre avantage majeur des outils collaboratifs en ligne est qu’ils sont hautement personnalisables. Les flux de travail et les politiques peuvent être mieux gérés. Ainsi, par exemple, lorsqu’une réunion est organisée, il est plus facile pour les membres de l’équipe de communiquer avant et après. Dans la plupart des cas, les idées sont recueillies, examinées, évaluées, puis mises en œuvre. La meilleure chose à ce sujet est que chaque membre de l’équipe sera au courant de ce qui se passe, de ce qui est partagé et des décisions prises. Camp de base offre un ensemble complet d’outils de gestion de projet avec un système de partage de fichiers tout aussi génial. Mais Trello utilise un système basé sur des cartes pour garder la vue d’ensemble de votre projet aussi simple que possible et facile à surveiller.
5. Des parties externes peuvent être intégrées dans le flux de travail
Outre les membres habituels de l’équipe, l’équipe devra parfois également collaborer avec des parties externes, telles que des consultants, des entrepreneurs et d’autres agences. La plupart des outils actuels permettent de regrouper plusieurs parties dans un même système pour un partenariat plus cohérent et efficace. En tant que PDG de MoversCorp.com, Margarita Hakobyan le dit – « Il est très important de tenir vos partenaires externes informés sur les projets en cours et leurs exigences. En plus de gérer notre propre équipe, nous avons intégré des fournisseurs et des clients à différents nœuds pour permettre la création de rapports en temps réel ». Evernote L’entreprise brise les barrières de communication entre les services et les parties externes. Les utilisateurs ont la possibilité d’inviter des collaborateurs et de discuter immédiatement des problèmes actuels. Évidemment, des limites d’accès spécifiques seront fixées dans de tels cas, et le système vous permet de le faire facilement.
6. Les réunions peuvent être organisées beaucoup plus facilement
Des réunions périodiques peuvent être facilitées car désormais vous ne dépendez plus uniquement de l’emailing. Les agendas peuvent être facilement créés et des notifications peuvent être envoyées chaque fois que quelque chose d’important doit être communiqué. Avec Skype, les vidéoconférences sont faciles à réaliser et peuvent être réalisées via des téléphones ou des tablettes n’importe où, n’importe quand.
Ce ne sont là que quelques-uns des outils de collaboration en ligne les plus populaires et les plus efficaces. La plupart des outils recommandés sont extrêmement faciles à mettre en œuvre – vous n’avez donc pas à perdre beaucoup de temps lors de l’intégration. À une époque où nous sommes devenus une main-d’œuvre de plus en plus mondiale, ces outils sont vraiment une aubaine, et ils peuvent rendre les choses tellement plus faciles et plus efficaces.
